SDG 16: Harelbeke creëert doeltreffende, verantwoordelijke en sterke publieke diensten

Communicatie en burgerzaken

Dienstverlening stadhuis

Sinds de start van het vernieuwde dienstverleningssysteem met de opsplitsing tussen front- en backoffice stuurt het departement voortdurend bij. De onthaalbalie zorgt ervoor dat elke bezoeker op een goede manier wordt doorverwezen naar het juiste loket en heeft ook eigen producten, zoals huisvuilzakken en hondenpoepzakjes.

We zien dat de mensen meer en meer de weg vinden naar hb@home om digitaal een aantal zaken af te handelen. Een fysiek bezoek aan het stadhuis wordt daardoor voor sommige producten zelfs overbodig. Het digitale loket is een extra service en komt niet in de plaats van de dienstverlening op het stadhuis of op de buitendiensten, maar is vooral een handige aanvulling. In het onthaal van het stadhuis staat een 'zelf-pc' waarop mensen attesten kunnen aanvragen en printen. Door corona werd deze pc tijdelijk weggenomen.

Begin 2020 startten we met werken op afspraak en dat is een goed zet gebleken toen de coronacrisis de kop opstak. Andere steden en gemeenten moesten halsoverkop de omschakeling maken, terwijl wij al een paar maanden op afspraak werkten. Een geluk bij een ongeluk.  2020 is geen gewoon jaar geweest waardoor we de reële impact van het werken op afspraak moeilijk kunnen inschatten.

Externe communicatie

Het stadsmagazine hblad verscheen in 2020 elf keer op 14.500 exemplaren. Het magazine is ook online (via de website van de stad) te lezen.

De website www.harelbeke.be wordt bijna dagelijks aangevuld met info uit de verschillende departementen en elke week wordt een nieuwsbrief verstuurd naar 1.221 abonnees met daarop de laatste nieuwsberichten.

Om de inwoners constant op de hoogte te houden over de timing, het verloop van de werken en de eventuele omleggingen, werd door de dienst communicatie een e-mailadres aangemaakt: verkeer@harelbeke.be. In 2020 waren 224 abonnees ingeschreven op deze mailing.

Klachten en meldingen van bewoners worden opgevolgd. Ze worden doorgestuurd naar de betrokken diensten die instaan voor het oplossen van de klacht of het probleem. In 2020 kregen we 187 meldingen binnen, waarvan er 4 gecategoriseerd kunnen worden onder de noemer klacht. Alle klachten kregen een afdoend antwoord.

Elke week krijgt de pers een digitale persmap toegestuurd met daarop de initiatieven en evenementen van de komende twee weken.

We verspreiden eveneens onze info via digitale schermen. Een aantal schermen in verschillende stadsgebouwen geven info over activiteiten en dienstverlening.

Begin 2020 werden de Leiewerken officieel beëindigde met het evenement Leieleute dat zo’n 3.000 mensen lokte.

Sinds oktober 2018 is een medewerker op het departement communicatie deeltijds vrijgesteld om sociale media op te volgen. Dat resulteerde al gauw in een grote stijging van het aantal likers/volgers op de verschillende accounts en de daaruit voortvloeiende conversaties met onze inwoners (cijfers dec. 2020):

Facebook: 6.259

Instagram: 1.751

Twitter: 1.671

In 2020 werd 1 informatievergadering gehouden waarbij de inwoners op de hoogte gesteld werden van grote en kleine projecten in hun buurt.

Burgers kunnen via de procedure van openbaarheid van bestuur inzage vragen in bestuursdocumenten. In 2020 werden 51 aanvragen geregistreerd.

Daarnaast kan elke burger ook een beroep doen op de procedure van het spreekrecht voor niet-gemeenteraadsleden. In 2020 was er geen enkele aanvraag.

Interne communicatie

Het departement zet verder in op het steeds vernieuwen van het intranet (ook als extranet beschikbaar voor gemeenteraadsleden). In 2020 werd gestart met de voorbereiding van een nieuw intranet dat in 2021 wordt gelanceerd.

Het beleidsforum kwam in 2020 één keer samen waarbij het zich boog over de financiën en het kader voor thuiswerk. Het medewerkersforum kwam niet bijeen.

Het personeelsblad 'Phare', een blad in vierkleurendruk, verschijnt vier keer per jaar op 16 pagina's. Het blad wordt verdeeld onder alle personeelsleden van de stad (ook naar degenen die langdurig thuis zijn). Een aantal exemplaren worden ter beschikking gesteld van het onderwijzend personeel in de verschillende leerkrachtenruimtes per school.

Management en Personeel

Secretarie en juridische dienst

Sinds 11.03.2020 heerst de Corona epidemie, een virus dat zich via intermenselijk contact verspreidt. 

Om zoveel mogelijk contact te vermijden, ook in de werking van de bestuursorganen van stad en OCMW, werd in het kader van de bescherming van de volksgezondheid dadelijk door de burgemeester beslist om de raden van maart 2020 af te gelasten. 

Alles werd echter in het werk gesteld om vanaf april 2020 zowel gemeenteraad, OCMW-raad, raadscommissies en politieraad digitaal te laten doorgaan via de applicatie Teams.  Dit had zowel voor de diensten als de raadsleden heel wat voeten in de aarde, maar al snel bleek dat iedereen mee was op de digitale trein. 

Ook het publiek kan ondertussen de gemeenteraad en de OCMW-raad meevolgen op het YouTube kanaal van de stad.

Op 19.10 meldde raadslid Gwenny Meyfroid bij een schrijven gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad haar ontslag.  De gemeenteraad nam hiervan kennis in de raad van 19.10.2020. Op 16.11.2020 werd de heer Steven Decaluwe aangesteld als haar opvolger. Meteen ook een primeur: de eerste digitale eedaflegging in de gemeenteraad in Harelbeke!

Personeel en organisatie

In 2020 werkten 300 medewerkers gespreid over de zeven departementen voor de stad en het OCMW. Met zijn allen vertegenwoordigden we dat jaar 217 voltijds equivalenten (VTE). Wat toch een stuk lager ligt dan het voorgaande jaar. Diverse variabelen kunnen deze sterke daling verklaren. Enerzijds besloot het bestuur om binnen bepaalde uitvoerende opdrachten door externe partijen te laten uitvoeren. Maar ook de impact van COVID-19 had een niet onbelangrijke impact op bezetting. Binnen bepaalde diensten, werd de dienstverlening noodgedwongen danig afgebouwd, waardoor een deel medewerkers in tijdelijke werkloosheid kwam. Tot slot werden een aantal departementen geconfronteerd met langlopende afwezigheden waarvoor vervanging in sommige functies bijzonder moeizaam verliep. Een tendens die we in 2021 zien verdergezet.

Strategische planning

Strategisch meerjarenplan en de SDGs

De start van 2020 betekende het eindpunt van het vorig strategisch meerjarenplan Harelbeke, een goeie maat.  Het plan liep van 2014 tot en met eind 2019.  De eindbalans laat zien dat de vorige periode heel wat mooie projecten werden uitgevoerd, waarvan de Leiewerken en de heraanleg van de markt uiteraard de speerpunten waren.    

Maar de start van 2020 was ook het startschot van het nieuwe meerjarenplan Goeiemorgen Harelbeke.  Het plan werd opgebouwd rond het universeel kader van de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen die door de VN werden geformuleerd om te komen tot een duurzame wereld tegen 2030.  12 van de 17 doelstellingen werden behouden in ons lokaal beleidsplan.   

Eind 2019 mochten we vanuit de pilootgroep van de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten de titel van "Strafste Duurzame Gemeente" op zak steken. Begin 2020 werd deze erkenning bekroond met een nieuw ambassadeurschap: Harelbeke als SDG Voice 2020. Het federaal instituut duurzame ontwikkeling selecteerde Harelbeke, samen met onder andere de Belgische voetbalbond, de Haven van Antwerpen en het steunpunt tot bestrijding van armoede als stem om de SDGs uit te dragen naar het grote publiek. De campagne van de stad spitste zich toe op de SDGs binnenbrengen in elke huiskamer door bijvoorbeeld een aantrekkelijke publicatie van het meerjarenplan te verspreiden bij de inwoners. Ook tijdens de week van de duurzame gemeente werden de burgers uitgenodigd om zich als lokale SDG-held in de kijker te plaatsen. Niet alleen in de huiskamers, ook in het straatbeeld moeten de SDGs zichtbaar zijn.In samenwerking met Treepack werden verschillende plaatsen in de stad opgevrolijkt met kleurrijke streetart, waarbij de verwijzing naar de SDGs wordt gemaakt (NMBS-tunnel, Tour Elentrik).  Daarnaast heeft Harelbeke ook het voortouw genomen in het verder uitwerken van het beleid rond de SDGs. De doelstellingen zijn opgenomen in het beleidsplan, de uitvoering ervan wordt periodiek opgevolgd en het resultaat zal jaarlijks gemeten worden.    

Net als in de vorige legislatuur, voorzien we per kwartaal een stand van zaken voor CBS en GR, en onze burgers, onder de vorm van kwartaalrapportering. In 2020 werd werk gemaakt van een nieuwe format voor de kwartaalrapportering, waarbij gegevens uit de Planner App van Office 365 worden samengebracht met financiële gegevens uit New Horizon in een dashboard in Power BI. Een mooi voorbeeld van automatisering van een proces waar anders behoorlijk wat manueel werk verricht moest worden.   

Deze gebruikte techniek om gegevens die decentraal ingebracht worden, centraal in een rapport te brengen, zullen ook toegepast worden om jaarlijks de voortgang van het beleidsplan te meten aan de hand van indicatoren. In 2020 werd samen met de diensten werk gemaakt van een volledig nieuwe indicatorenset. Eind december werden de indicatoren voor het meerjarenplan goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen.    

In gelijkaardige logica wordt ook het bestaande jaarverslag herwerkt. Meer en meer data kunnen op een snelle manier ontsloten worden, zodat een jaarverslag bij wijze van de spreken de volgende dag al achterhaald is. Daarom wordt gewerkt aan dashboards die zo veel mogelijk geautomatiseerd data uit bestaande pakketten weergeven, zodat gegevens veel sneller beschikbaar zijn. In 2020 werd met drie pilootdiensten aan een nieuwe format gewerkt. Als deze is goedgekeurd, kan de format ook naar de andere diensten uitgerold worden in 2021. Het tekstgedeelte van het jaarverslag, wordt opgenomen in het (verplichte) rapport organisatiebeheersing (zie volgend onderdeel).  

Systeem organisatiebeheersing

In de logica van de beleids- en beheerscyclus, betekent de start van 2020 ook de start van een nieuwe cyclus in het systeem van organisatiebeheersing. Op de gemeenteraad van juni 2020 werd een laatste rapport organisatiebeheersing opgemaakt voor stad en OCMW afzonderlijk, voortgaand op de vastgelegde format van de vorige jaren. Vanaf 2020 wordt met één geïntegreerd systeem gewerkt. De pro's en contra's van beide systemen werden in kaart gebracht, de beste zaken van beide werden behouden en in één systeem verwerkt. Het nieuw kader werd goedgekeurd door de gemeente- en OCMW-raad in juni 2020. Het kader van VVSG blijft in gebruik. Het documenteren van processen wordt uitgewerkt in een nieuwe sharepointomgeving, die het huidige intranet vervangt. De interne verbeterdoelstellingen zijn geïntegreerd in het beleidsplan, onder de doelstelling rond publieke dienstverlening. Er zullen ook risicoscans uitgevoerd worden in de organisatie. Dit om na te gaan of medewerkers over voldoende informatie beschikken om hun werk op een kwalitatieve manier te kunnen uitvoeren. Is dit niet het geval, wordt gekeken om het proces te optimaliseren. Ten slotte worden ook meetpunten aangeduid voor kritische werkprocessen in de organisatie, om op die manier vinger aan de pols te houden over de werking van de organisatie. Periodieke organisatie-audits zullen ook opgenomen worden in het nieuw systeem.    

In de loop van 2020 werd vanuit Audit Vlaanderen een interbestuurlijke audit gedaan over de leegstand van bedrijfsruimten. De audit startte op in april, het eindrapport werd eind december bezorgd. Naast het proces van de interbestuurlijke audit, werd ook het systeem organisatiebeheersing onder de loep genomen. Audit Vlaanderen schuift hiervoor als voornaamste punt naar voor dat er nog geen gezamelijke (zelf)evaluatie is gebeurd sinds stad en OCMW als één organistie door het leven gaan. Deze evaluatie werd sowieso gepland voor 2021.  

Dienstverlening optimaliseren

In februari 2020 werd het projectcharter van het project "Kader voor digitaal tekenen" goedgekeurd. De ambitie om de verzendingskosten te halveren tegen 2020, heeft een kleine werkgroep samengebracht om die doelstelling in de praktijk om te zetten. Er zal op verschillende domeinen gewerkt worden. De organisatie maakt zich klaar om digitaal te verzenden in plaats van met de klassieke papieren brieven. Daarnaast wordt het digitaal tekenen van notulen uit schepencollege, gemeenteraad, vast bureau en OCMW-raad voorbereid. En als sluitstuk wordt een kader voor digitaal tekenen uitgewerkt waarmee de elektronische handtekening als perfect digitaal alternatief kan gebruikt worden. In de loop van het jaar werd een nota uitgewerkt, die begin 2021 aan het schepencollege wordt voorgelegd. De nota vormt de basis voor het concreet uitwerken van de drie pijlers. Naast het drukken van de verzendingskosten, wil de stad hiermee klantgericht werken en zal het ook intern een aantal efficiëntiewinsten met zich meebrengen.    

Smart city

Het inzetten van technologie om tegemoet te komen aan maatschappelijke uitdagingen vindt steeds meer ingang bij de stad. Om ad hoc werking en naast elkaar werken te voorkomen, werd een werkgroep smart city opgericht, om verschillende lopende projecten en toekomstige plannen op mekaar te kunnen afstemmen. Vanuit de groep werd een visie op smart city Harelbeke opgemaakt, om de focus en ambities kenbaar te maken. Deze visie werd door het schepencollege goedgekeurd op 3 november 2020. De grote pijlers in de visie is het werken rond transparante en open data om tot gefundeerde beleidsbeslissingen te kunnen komen, uitwerking van smartcityprojecten, en samenwerking met bedrijven, burgers en kennisinstellingen om Harelbeke als smart city verder te ontwikkelen. 
In mei ging het schepencollege principieel akkoord met de uitbreiding van het high five project naar alle basisscholen in het centrum van de stad. De initiële opstart was voorzien voor september 2020, maar omwille van de urgentie van corona werd de opstart uitgesteld naar voorjaar 2021.   

Financiën

Zie jaarrekening 2020.

 

Facility

Logistiek

Voertuigenpark

Vier elektrische bestelwagens werden besteld: 3 volledig ingerichte voor T-team-medewerkers en 1 voor de bode.

Voor de jeugddienst werd naarstig verder gezocht naar een geschikt elektrisch voertuig. Opel bracht een wagen op de markt die 1000 kg kan trekken. Het dossier werd terug opgestart na marktonderzoek.

De bodewagen is uitgevallen in oktober 2020: perte totale (panne wegens slijtage).

In 2020 hebben we 3.723 kilometer meer gereden dan in 2019. Deze stijging is deels toe te wijzen aan de komst van het Technisch Team en deels aan corona waarbij de arbeiders zoveel mogelijk verdeeld werden over de beschikbare voertuigen. De trend bij voertuigen arbeiders is een lichte stijging. Bij de leidinggevende is de trend een daling, een daling die al een aantal jaar aan de gang is. Dit jaar kunnen we dit toewijzen aan corona, maar de trend over langere termijn is te wijten aan de hogere administratieve last voor de leidinggevenden.

Het totaal omgerekend dieselverbruik van ons voertuigenpark – personenwagen, bestelwagen en vrachtwagens – per 100 km daalt van 15,95 liter naar 14,98 liter. We merken dat we de laatste jaren telkens licht dalen dit na een periode waarin we telkens licht stegen. Over 7 jaar bekeken ligt het gemiddelde rond 15,5 liter/100 km.

Benzineverbruik per 100 km stijgt licht van 9,90 liter naar 9,94 liter.

Sinds 2017 hebben wij ook CNG-voertuigen in ons wagenpark. Het verbruik hier is gestegen van 24,58 kg/100 km naar 25,43 kg/100 km. De CNG-verhaal blijft voor de nodige uitdagingen zorgen. Zo is er maar één CNG-tankstation in Harelbeke. Vorig jaar was dit meerdere malen buiten dienst. We kunnen dan tanken in Desselgem of Kortrijk. Bij één voertuig met dubbele tank (CNG/benzine) kunnen wij niet overschakelen op CNG aangezien de afstanden die onze diensten afleggen te kort zijn om de motor genoeg op te warmen om over te schakelen op CNG.

Onze veegwagen had dit jaar 735 werkuren, vorig jaar waren dit er nog 1.097. Deze daling is het gevolg van de afwezigheid van de eerste chauffeur. Alsook was de veegwagen een drietal weken binnen voor herstel. Er wordt gekeken om een derde chauffeur op te leiden zodat we de veegwagen maximaal kunnen inzetten.

Gladheidsbestrijding

De winter van 2019-2020 was een kalme winter voor de gladheidbestrijding: we hebben slechts 8 keer uitgereden en hebben slechts 16 ton zout gestrooid en 5800 liter pekel gespoeid.

Op de fietspaden werd er ongeveer 4000 liter pekel gesproeid.

Met de aankoop van een nieuwe minitractor voor de sportdienst werden opties gevraagd en ook aangekocht gezien de lage prijs: een fronthef met sneeuwborstel werd bijbesteld.

Aan het schepencollege werd gevraagd om een tweede pekelspuit te kunnen aankopen om onze fietsroutes op te splitsen in een noord- en zuidgedeelte, vooral omdat de industriezone Harelbeke-Zuid opengesteld werd en afliggende fietspaden heeft.

Inrichting stadsdepot

Drie oude werfcontainers werden verhuisd van het Forestiersstadion naar het stadsdepot om meer sociale ruimte te creëren in kader van COVID-19:

  • 2 reftergedeelten
  • 1 omkleedruimte

Ze worden allemaal elektrisch verwarmd, de dubbele containers met HVAC.