SDG 16: Harelbeke creëert doeltreffende, verantwoordelijke en sterke publieke diensten

Communicatie en burgerzaken

Dienstverlening stadhuis

Sinds de start van het vernieuwde dienstverleningssysteem met de opsplitsing tussen front- en backoffice stuurt het departement voortdurend bij. De onthaalbalie zorgt ervoor dat elke bezoeker op een goede manier wordt doorverwezen naar het juiste loket en heeft ook eigen producten, zoals huisvuilzakken en hondenpoepzakjes.

We zien dat de mensen meer en meer de weg vinden naar hb@home om digitaal een aantal zaken af te handelen. Een fysiek bezoek aan het stadhuis wordt daardoor voor sommige producten zelfs overbodig. Het digitale loket is een extra service en komt niet in de plaats van de dienstverlening op het stadhuis of op de buitendiensten, maar is vooral een handige aanvulling. In het onthaal van het stadhuis is de 'zelf-pc' waarop mensen attesten kunnen aanvragen en printen, na een periode van inactiviteit omwille van Corona terug in gebruik genomen.

Externe communicatie

Het stadsmagazine hblad verscheen in 2021 elf keer op 14.840 exemplaren. Het magazine is ook online (via de website van de stad) te lezen.

De website www.harelbeke.be wordt bijna dagelijks aangevuld met info uit de verschillende departementen en elke week wordt een nieuwsbrief verstuurd naar 1.286 abonnees met daarop de laatste nieuwsberichten.

Om de inwoners constant op de hoogte te houden over de timing, het verloop van de werken en de eventuele omleggingen, werd door de dienst communicatie een e-mailadres aangemaakt: verkeer@harelbeke.be. In 2021 waren 226 abonnees ingeschreven op deze mailing.

Klachten en meldingen van bewoners worden opgevolgd. Ze worden doorgestuurd naar de betrokken diensten die instaan voor het oplossen van de klacht of het probleem. In 2021 kregen we 217 meldingen binnen, waarvan er 5 gecategoriseerd kunnen worden onder de noemer klacht. Alle klachten kregen een afdoend antwoord.

Elke week krijgt de pers een digitale persmap toegestuurd met daarop de initiatieven en evenementen van de komende twee weken.

We verspreiden eveneens onze info via digitale schermen. Een aantal schermen in verschillende stadsgebouwen geven info over activiteiten en dienstverlening.

Het aantal likers/volgers op de verschillende accounts stijgt gestaag. Alle online conversaties met onze inwoners worden opgevolgd (cijfers dec. 2021):

Facebook: 6.878

Instagram: 1.885

Twitter: 1.667

In 2021 werden 9 informatievergaderingen (al dan niet oline) gehouden waarbij de inwoners op de hoogte gesteld werden van grote en kleine projecten in hun buurt.

Burgers kunnen via de procedure van openbaarheid van bestuur inzage vragen in bestuursdocumenten. In 2021 werden 48 aanvragen geregistreerd.

Daarnaast kan elke burger ook een beroep doen op de procedure van het spreekrecht voor niet-gemeenteraadsleden. In 2021 was er 1 aanvraag.

Interne communicatie

Het departement zet verder in op het steeds vernieuwen van het intranet. Eind 2021 werd een volledig nieuw intranet gelanceerd (Sharepoint-toepassing).

In 2021 kwamen noch het beleidsforum, noch het medewerkersforum bijeen. Grote aantallen personeelsleden samenbrengen was in die periode ook niet aangewezen.

Het personeelsblad 'Phare', een blad in vierkleurendruk, verschijnt vier keer per jaar op 16 pagina's. Het blad wordt verdeeld onder alle personeelsleden van de stad (ook naar degenen die langdurig thuis zijn). Een aantal exemplaren worden ter beschikking gesteld van het onderwijzend personeel in de verschillende leerkrachtenruimtes per school.

Management en Personeel

Secretarie en juridische dienst

Ook 2021 bleef, jammer genoeg, een coronajaar.  Het grootste deel van de vergaderingen van de gemeenteraad en de OCMW-raad bleef digitaal verlopen.  Uiteraard kon het publiek het openbaar gedeelte van de vergaderingen meevolgen op het YouTubekanaal van de stad.

Een wijziging van het decreet lokaal bestuur verplicht voortaan de raden om in hun huishoudelijk reglement te bepalen onder welke omstandigheden de raden digitaal of hybride kunnen vergaderen.

Het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad en de OCMW-raad werd daarom aangepast op 20.12.2021.  Het huishoudelijk reglement voorziet nu wanneer de burgemeester de raden digitaal kan laten vergaderen.  Het reglement bepaalt daarbij ook de door de raadsleden na te leven regels in geval van digitale vergadering.

In de gemeenteraad en de OCMW-raad waren er in 2021 geen wijzigingen. 

Schepen Dominique Windels werd in de gemeenteraad van 20.12.2021 met uitwerking op 02.01.2022 als schepen verkozen verklaard voor de rest van de legislatuur.  Dit gebeurde omdat schepen Windels aanvankelijk maar voor drie jaar was verkozen verklaard en raadslid Melissa Depraetere afstand deed van haar opvolgingsrecht als schepen.

Het aantal in GAS (gemeentelijke administratieve sancties) behandelde sluikstortdossiers bleef hoog, ondanks het feit dat de containerparken in 2021 wegens corona niet werden gesloten.

Personeel en organisatie

In 2021 werkten ongeveer een 300 medewerkers gespreid over de zeven departementen voor de stad en het OCMW. Met zijn allen vertegenwoordigden we dat jaar 246 voltijds equivalenten (VTE). Deze stijging tav 2020 ligt in het feit dat de coronaperiode stilaan op zijn eind liep in 2021 en alle werkingen terug op volle toeren begonnen te draaien.

Het telewerk vond zeer snel zijn gedwongen ingang door corona in 2020. Onder het motto, ‘never waste a good crisis’, werd in 2021 werk gemaakt van een structureel telewerkkader voor de ganse organisatie. Een kader dat de nodige flexibiliteit biedt voor medewerkers om een goede afstemming te kunnen genereren tussen werk en privé, maar ook een kader dat de verbondenheid met de organisatie hoog in het vaandel draagt.

Strategische planning

Strategisch meerjarenplan en SDG's  

In het tweede jaar van het meerjarenplan Goeiemorgen Harelbeke werd de focus gelegd op een update van de monitoring van het beleidsplan.  Er werd een eerste jaarrekening opgemaakt in nieuwe vorm en de indicatoren kregen een eerste meting.  Deze moeten een aanduiding geven of de uitvoering van het meerjarenplan op koers zit, en of we de gewenste richting uitgaan.  Daarnaast werd het bestaande jaarverslag in een volledig nieuwe jas gestoken.  De bestaande cijfers die in excel werden bijgehouden werden geactualiseerd en vormgegeven in Power BI.  De look and feel van het meerjarenplan werd hierbij doorgetrokken.  De indeling van "Harelbeke in Cijfers" volgt de pijlers van duurzame ontwikkeling, de vier P's (People, ProsperityPlanet en Public Services).   
Op vlak van verdere ontwikkelingen rond de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen (SDGs), was 2021 ook opnieuw een boeiend jaar.   Hoewel de pijler samenwerking (Partnership) niet is opgenomen als expliciete beleidsdoelstelling in het meerjarenplan, beschouwen we dit wel als een middel om de doelstellingen te bereiken.  Er wordt heel sterk ingezet op samenwerking en netwerking op verschillende vlakken. 
Samen met KU Leuven, en een internationaal gezelschap, werd een Europees subsidieproject ingediend rond circulaire steden.  Helaas werd dit niet geselecteerd voor subsidiëring.   We kregen wel een provinciale subsidie voor circulair bouwen voor het project site Bavikhove. 
Er waren verkennende gesprekken met medewerkers van PNRC De Gavers, om na te gaan hoe we de werking rond de SDGs konden versterken door samen te werken.   
We mochten opnieuw een aantal keer onze expertise delen met andere lokale besturen tijdens webinars van VVSG, Idea Consult en in gesprekken met studenten die bijvoorbeeld een onderzoekseminarie hadden rond de SDGs bij lokale besturen. 
Om de aandacht bij medewerkers en onze burgers rond de SDGs niet te laten verslappen, krijgen de SDGs een plaats in het personeelsmagazine van de stad en in het maandelijks Hblad.  Er werden ook stickers gekleefd op de nieuwe laptops van medewerkers en op de dienstvoertuigen. 
Tijdens de week van de duurzame gemeente werd in elke Harelbeekse brievenbus het eerste "SDG magazine" gedropt.  In het magazine wordt op één specifiek thema rond duurzaamheid gefocust, en worden de beleidsacties in beeld gebracht.  In 2021 stond het thema duurzame mobiliteit in de kijker. 
En om het jaar in schoonheid te eindigen, kregen we in plaats in het magazine Lokaal van VVSG.   

Systeem organisatiebeheersing 
In 2021 werd voor het eerst gezamenlijk gerapporteerd voor stad en OCMW in het jaarrapport organisatiebeheersing.  Het rapport werd in mei 2021 voorgelegd aan zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn.   De verbeteracties van de audit leegstaande bedrijfsruimtes en inspecties in het onderwijs van 2020 werden uitgevoerd, naast nog een aantal andere optimalisaties.   
Een traject dat werd opgestart in 2021 en een grote impact heeft en zal hebben op de organisatie is de uitrol van de zogenaamde document circle of life, of hoe kunnen we het documentbeheer in Office 365 (van servers naar cloud) op een goede manier organiseren.  
Vanuit P&O werd een traject gelopen om het ziekteverzuim in de organisatie te remediëren, werd de werktijdregeling herzien en werd de HR-software verder uitgerold.   
Vanuit financiën werden de financiële processen opgenomen in een digitaal handboek financiën.   

Dienstverlening optimaliseren 
Begin februari 2021 werd het kader digitaal tekenen voorgesteld aan het college van burgemeester en schepenen.  De gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn keurden in diezelfde maand de samenwerkingsovereenkomst met Informatie Vlaanderen goed om de MAGDA documentendienst te gebruiken.  Hiermee worden documenten opgeladen op een platform en door een externe leverancier verstuurd naar de bestemmeling.  Dit kan via de eBox zijn, of op papier.  Aan de papieren versie wordt een code toegevoegd, zodat het digitaal origineel kan geraadpleegd worden en digitaal ondertekende documenten rechtsgeldig verstuurd kunnen worden.  In het voorjaar vond de installatie plaats.  In juni namen een paar pilootdiensten het systeem in gebruik, maar daaruit bleek dat nog een aantal noodzakelijke bijsturingen nodig waren.  Los van deze bijsturingen konden grote verzendingen door de pilootdiensten al uitgestuurd worden, en werden stilaan ook kleine verzendingen via de documentendienst verstuurd.  Eind december was alles operationeel zoals zou moeten en werden de diensten uitgenodigd voor een opleiding bij de start van het nieuwe jaar.   Naast het drukken van de verzendingskosten, wil de stad hiermee klantgericht werken en zal het ook intern een aantal efficiëntiewinsten met zich meebrengen.   
Onder impuls van het relanceplan Vlaamse veerkracht, waarbij de Vlaamse regering 35 miljoen euro vrijmaakt voor digitaliseringsprojecten bij lokale besturen, hebben de lokale besturen in de regio de krachten gebundeld om een regionale digitale transformatie te bewerkstelligen.  In de zomer werd een nota voorgelegd aan de conferentie van burgemeesters.  Eerste stap in het traject digitale transformatie was om tot een gezamenlijke visie voor de regio te komen.  In oktober werden de algemeen directeurs van de regio, met ondersteuning van beleidsmedewerkers en aangevuld met Leiedal en W13 verzameld om die visie vorm te geven.  Naast de visietekst werden een vijftal concrete trajecten aangeduid waar op korte termijn al regionaal rond samengewerkt zal worden.  Deze bouwblokken vormen een stevige voorbereiding voor het indienen van een subsidiedossier in het kader van het Vlaamse relanceplan in de loop van 2022. 


Smart city 
De werkgroep smart city heeft voor 2021 een paar concrete projecten naar voor geschoven waar in 2021 aan gewerkt werd.  Een aantal werd in 2021 afgerond, een aantal loopt verder in 2022.   
In het voorjaar nam Harelbeke deel aan het Citizen Science project van Smart Flanders.  Het opzet was om samen met de centrumsteden aangevuld met een aantal niet-centrumsteden een draaiboek uit te werken voor de aanpak van citizen science.  Anderzijds werd ook een tool ontwikkeld die een duidelijk beeld moet geven op de kwaliteit van meettoestellen en sensoren die vandaag voor handen zijn.   
Naast deelname aan het Smart Flanders traject, was Harelbeke ook vertegenwoordigd in een werkgroep rond databeleid bij lokale besturen en bij de ontwikkeling van het VLOCA platform. 
Vanaf september kunnen leerlingen van GO Ter Gavers, De Vleugel, Heilig Hart en de Mariaschool voor duurzame verplaatsingen high fives sparen.  Het project is heel succesvol uit de startblokken geschoten.  De combinatie met de wandelpools van de scholen, zorgt voor grote aandelen duurzame verplaatsingen. Om te zorgen voor veiliger schoolomgevingen, werden ook speedsigns aangekocht, die de snelheid van het verkeer en het aantal passanten in schoolomgevingen in kaart brengen.  Om ook op andere plaatsen het aantal passanten (voetgangers, fietsers, auto's,…) in kaart te kunnen brengen werden twee extra verkeersanalysetoestellen aangekocht.   
Sinds december is er ook publieke wifi op het marktplein.  Er werden een aantal antennes geplaatst.  Het project wordt mede ondersteund met Europese middelen. 
Verder lopen de ontwikkelingen nog om het fietstelsysteem op de Vrijdomkaai op poten te zetten, en de verkeersfilter op de Vrijdomkaai te installeren.  Ook het parkeersysteem op het Paretteplein vergt nog wat ingrepen voor het helemaal op punt staat. 
De eerste data in Power BI naar de burger werden ontsloten onder de vorm van Harelbeke in cijfers.  Stelselmatig wordt nu gekeken hoe we de cijfers meer en meer geautomatiseerd kunnen updaten en ontsluiten naar de bevolking.  
In oktober startten een viertal studenten van Vives een stageopdracht.  Bedoeling is om de looplijnen op site de Mol in kaart te brengen om input te kunnen geven bij de toekomstige inrichting van de vrijetijdssite.  Ook de looplijnen in het centrum en op de markt worden in kaart gebracht om na te gaan hoe detailhandelszaken zich zo optimaal mogelijk kunnen positioneren.   
Een project dat nog in onderzoeksfase is, is het monitoren van luchtkwaliteit en hittestress.  De werkgroep onderzoekt samen met de milieudienst bestaande oplossingen en initiatieven.  Dit project wordt in 2022 verder uitgewerkt. 


Financiën


Zie jaarrekening 2021.

 

Facility

Logistiek

Fietsen

De stadsfietsen in eigendom worden eerder ad hoc gebruikt, toch wordt er dagelijks gefietst. Er zijn drie elektrische fietsen en drie gewone fietsen.

Wie dit wenst kan BlueBike gebruiken tijdens bijvoorbeeld een verplaatsing naar een opleiding of beurs.

Voertuigenpark

In 2021 werden 6 nieuwe voertuigen geleverd, allemaal elektrisch.

  • 4 Mercedes E-vito’s, 3 volledig ingerichte voor het T-team en 1 voor de bode/magazijn
  • 1 Opel Zafira E-life voor de jeugddienst
  • 1 Alké atx3 voor de sportdienst

Er werden 2 voertuigen uit dienst gesteld, een Renault Master (2007) en een Renault Trafic (2006).

We hebben in 2021 8.364 km meer gereden dan in 2020. Een stijging die volledig toe te wijzen valt aan de komst van het Technisch Team. De trend bij de voertuigen van de andere arbeiders is licht dalend, ook bij de leidinggevenden blijft ook de trend gereden kilometers dalend. Deels te wijten aan het thuiswerk, deels aan het hogere administratief werk voor leidinggevenden.

Het totaal omgerekend dieselverbruik van ons voertuigenpark – personenwagen, bestelwagen en vrachtwagens – per 100 km stijgt van 14,98L naar 15,27L. De stijging was te verwachten aangezien er 2 bestelwagens uit dienst genomen werden waardoor het verbruik van de vrachtwagen zwaarder doorweegt.

Benzineverbruik per 100 km stijgt van 9,94L naar 12,54L. Een stijging die volledig toe te wijzen is aan het feit dat wij met de Mercedes Sprinter met duomotor CNG/Benzine volledig op benzine moeten rijden. Dit omdat de afstanden te kort zijn om over te schakelen naar CNG.

Het verbruik van onze CNG-voertuigen per 100 km is gestegen van 25,43kg naar 29,65kg. Ook hier is de stijging toe te wijzen aan het feit dat de Mercedes Sprinter geen CNG meer verbruikt waardoor het verbruik van onze vrachtwagen zwaarder doorweegt. Verder merken wij op dat de prijs van CNG gestegen is van €0,99/kg naar €1,99/kg in 1 jaar tijd.

Wij hebben intussen 8 elektrische voertuigen in dienst, samen goed voor een theoretisch verbruik van 8.061 Kwh en goed voor 16% van de gereden kilometers.

In onderstaande grafiek kan je de evolutie van de gereden kilometers per brandstof/energiebron volgen.

gereden kilometers

Onze veegwagen had vorig jaar 535 veeguren, in 2019 was dit nog 1097u, het theoretisch maximum werd berekend op 1500u. dit wil dus zeggen dat onze veegwagen 2/3 van de tijd stilstaat. We slagen er niet in om het personeelsprobleem inzake de veegwagen op te lossen.

Gladheidsbestrijding

De winter van 2020-2021 was een relatief normale winter met een pittig slot begin februari. In de 2de week van februari was de sneeuwval zo zwaar dat wij ook onze pendelstrooier hebben ingezet. Dit resulteert dat wij op de weg in totaal 20 dagen hebben gestrooid goed voor een totaal van 77 ton zout en 26300 liter pekel.

Op de fietspaden werd in totaal nog extra 20500 liter pekel gesproeid. Door de komst van onze 2de pekelsproeier konden we de fietspadenroute opsplitsen in noord en zuid waardoor deze route toch een mooie uitbreiding kende.

Bij onze nieuwe pekelsproeier werd ook een sneeuwborstel aangekocht, de resultaten waren hiervan zodanig positief dat wij intussen een 2de besteld hebben voor de oudere pekeltractor.

Inrichting stadsdepot

Ons stadsdepot werd uitgerust met 4 laadpalen voor onze elektrische voertuigen.