Privacyverklaring

Privacyverklaring Stad Harelbeke, Huis van Welzijn Harelbeke en Zorgbedrijf Harelbeke

Datum van de laatste update: 21/09/2018

De bescherming van uw persoonlijke levenssfeer is voor Harelbeke erg van belang. Via deze privacyverklaring wensen wij u graag te informeren over o.a. :

  • de persoonsgegevens die wij van u verwerken
  • de verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond waarom wij uw persoonsgegevens verwerken
  • de rechten en de wijze waarop u uw rechten als betrokkene kan uitoefenen
  • de maatregelen die wij genomen hebben om uw persoonsgegevens te beschermen

Identificatie:

  • Harelbeke of “wij”: Stad, Huis van Welzijn en Zorgbedrijf Harelbeke, respectievelijk gevestigd in Marktstraat 29, Paretteplein 19 en Kollegeplein 5, die eveneens de verantwoordelijke is voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
  • “Gebruiker” of “u”: Iedere natuurlijke persoon, rechtspersoon of overheidsinstelling van wie gegevens worden verwerkt door Harelbeke.

Terminologie:

  • “Persoonsgegevens”: gegevens die op u als natuurlijke persoon betrekking hebben (voor een exacte definitie verwijzen we naar de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort AVG[1], beter bekend onder de Engelse benaming GDPR)
  • “Verwerken”: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals  het verzamelen, structureren, bewaren, raadplegen, bijwerken, gebruiken, combineren, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.
  • “Cookie”: kleine tekstbestanden die de website op uw computer of mobiel toestel opslaat op het moment dat u de website bezoekt.

Het beheer van uw persoonsgegevens verloopt overeenkomstig de AVG. Harelbeke past deze handelswijze toe op zowel geïnformatiseerde als manuele gegevensverwerking.

U wordt verzocht deze privacyverklaring zorgvuldig door te lezen en de inhoud te aanvaarden vooraleer u gebruik maakt van onze dienstverlening en u persoonsgegevens aan ons.

Toekomstige aanpassingen van deze privacyverklaring kunnen niet worden uitgesloten. Harelbeke behoudt zich bijgevolg het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde te kunnen aanpassen, mits u hiervan op de hoogte wordt gesteld via deze website.

Bent u minderjarig (jonger dan 16 jaar) ?

Indien u jonger bent dan 16 jaar moedigen wij u aan, vooraleer u persoonsgegevens aan Harelbeke meedeelt bij het bezoek van deze website en/of bij het bezoek aan onze kantoren, om:

  • deze privacyverklaring samen met uw ouders of wettelijke vertegenwoordiger aandachtig te lezen.
  • de toestemming van uw ouders of wettelijke vertegenwoordiger te vragen voor uw (online) activiteiten op onze website(s) en wanneer u een beroep doet op onze diensten of producten.

Wij vragen aan uw ouders en wettelijke vertegenwoordigers om :

  • betrokken te zijn bij de (online) activiteiten op deze website en de aangeboden diensten of producten.
  • expliciete toestemming te geven bij het bezorgen van persoonsgegevens aan ons.
  • expliciete toestemming te geven bij de aankoop van de aangeboden diensten of producten.

 

De persoonsgegevens die wij van u verwerken :

Tijdens het gebruik van de website, wanneer u een beroep doet op onze dienstverlening, of wanneer u producten of diensten aankoopt, kan u bepaalde gegevens bij ons achterlaten. Dit kunnen persoonsgegevens zijn.

Tevens maken wij gebruik van diverse gegevens in het kader van onze wettelijke bevoegdheden als lokaal bestuur of in het kader van het algemeen belang. Dit kunnen gegevens zijn die we niet rechtstreeks van u hebben verkregen.

De gegevens worden gebruikt voor verschillende verwerkingsdoeleinden met variabele bewaringstermijnen. Wij hebben niet de intentie om bijzondere en of gevoelige persoonsgegevens te verwerken, tenzij dit wettelijk vereist is of mits uw toestemming.

We delen uw gegevens enkel met instanties waartoe we een wettelijke verplichting hebben, tenzij mits uw expliciete toestemming.  Een overzicht van de persoonsgegevens die we verwerken kan opgevraagd worden bij de data protection officer.

De rechten en de wijze waarop u uw rechten als gebruiker kan uitoefenen :

De rechten :

Overeenkomstig artikel 7.3 en artikel 13 tot en met 22 van de vermelde Verordening (EU) 2016/679 heeft u, na schriftelijk verzoek zoals hierna vermeld, het recht om :

  • uw toestemming tot gegevensverwerking ten allen tijde in te trekken (het intrekken van uw toestemming heeft evenwel geen impact op de rechtmatigheid van de verwerking die gebeurde vóór de intrekking van uw toestemming)
  •  inzage te verkrijgen tot uw persoonsgegevens of daarvan een kopie te verkrijgen.
  •  uw onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of uw onvolledige persoonsgegevens te laten vervolledigen.
  • uw persoonsgegevens te laten wissen, voor zover de verwerking niet nodig is voor de nakoming van een wettelijke of reglementaire verplichting of voor de vervulling van onze taak van algemeen belang of voor de instelling en uitoefening van een rechtsvordering of met het oog op de archivering.
  • de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen.
  • de overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens te verkrijgen, zodat uw persoonsgegevens naar u of naar een door u genoemde organisatie worden doorgezonden, indien dit technisch mogelijk is en de verwerking berust op uw toestemming of de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent en de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht en voor zover de verwerking niet nodig is voor de vervulling van onze taak van algemeen belang.
  • bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens ten behoeve van profilering of direct marketing of een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit.

De uitoefeningswijze :

Om deze vermelde rechten te kunnen uit oefenen, vragen wij u een schriftelijk verzoek in te dienen bij Harelbeke door ons een gedateerde en ondertekende brief te sturen naar het hierboven vermelde adres ter attentie van data protection officer of door een e-mail te sturen naar dpo@harelbeke.be.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek effectief door de juiste persoon wordt ingediend, vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, geboorteplaats- en datum, geslacht, nationaliteit, kaartnummer, handtekening en rijksregisternummer zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

Na ontvangst van uw verzoek reageren wij zo snel mogelijk en in ieder geval binnen de maand. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. Van dergelijke verlenging wordt u in kennis gesteld.

De uitoefening van de vermelde rechten geschiedt kosteloos. Toch behouden wij ons het recht voor om u een redelijke vergoeding aan te rekenen voor de administratieve kosten die gepaard kunnen gaan aan het verstrekken van de door u gevraagde informatie of het treffen van de door u gevraagde maatregelen.  We verwijzen hiervoor naar het retributiereglement van de stad Harelbeke en de prijssetting van het zorgbedrijf. 

Naast de hierboven vermelde rechten, heeft u overeenkomstig artikel 77 tot en met 82 van de vermelde Verordening (EU) 2016/679 eveneens het recht om :

  • een voorziening in rechte te stellen tegen de Gegevensbeschermingsautoriteit wegens het niet behandelen van uw klacht of het niet in kennis stellen van de voortgang of het resultaat van uw ingediende klacht ;
  • een voorziening in rechte te stellen tegen Harelbeke wegens persoonsgegevensinbreuk.

De maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen :

De maatregelen die wij hanteren :

Harelbeke neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te kunnen beschermen en om een op risico afgestemd beveiligingsniveau te kunnen waarborgen.

Zo worden er in dit kader onder andere de volgende maatregelen getroffen :

  • de samenwerking met een door Harelbeke aangestelde functionaris voor gegevensbescherming, die ingeval van vragen  of problemen kan worden gecontacteerd via email op het adres dpo@harelbeke.be;
  • het alleen toekennen van toegang tot bepaalde van u verkregen persoonsgegevens aan bepaalde personen die de persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie. Het onderwerpen van die personen aan vertrouwelijkheidsverbintenissen.
  • het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten.
  • het op regelmatige tijdstippen testen, evalueren en bijsturen van de doeltreffendheid van onze veiligheidsmaatregelen.
  • het afdwingen van garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, ingeval van onderaanneming die in opdracht van Harelbeke persoonsgegevens verwerkt.
  • het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectenbeoordeling voorafgaand aan de verwerking van persoonsgegevens waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt die een hoog risico inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkene(n) ;
  • het melden van een inbreuk en andere belangrijke info aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en in voorkomend geval aan de betrokkene(n), indien het een inbreuk in verband met persoonsgegevens betreft die een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkene(n) ;
  • het desgevraagd samenwerken met Gegevensbeschermingsautoriteit en het raadplegen van de Gegevensbeschermingsautoriteit bij het vervullen van onze taken.

 

De maatregelen die wij van u vragen :

Hoewel wij alle mogelijke inspanningen doen om uw persoonsgegevens te beschermen, is een effectieve bescherming enkel mogelijk indien u zelf ook de nodige maatregelen neemt.

Wij vragen u bijgevolg om :

  • volledige en accurate informatie aan ons te verstrekken.
  • de nodige zorg te dragen over de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens en eventuele gebruikersgegevens (zoals gebruikersnaam en paswoord). Deze zijn immers strikt persoonlijk en niet-overdraagbaar.

Gebruik van cookies

Op de website van de stad wordt Google Analytics gebruikt, een door Google, Inc. ("Google") aangeboden dienst voor het analyseren van het gebruik van de website. Daartoe maakt Google Analytics gebruik van "cookies", tekstbestanden die op je computer worden geplaatst.

De door de cookies gegenereerde informatie over het gebruik van deze website - standaardinternetloginformatie (met onder meer je IP-adres) en informatie over het surfgedrag van de bezoeker, in anonieme vorm - wordt toegezonden aan en opgeslagen door Google, ook op servers in de Verenigde Staten. Wij anonimiseren je IP-adres alvorens het aan Google toe te zenden.

Google verklaart overeenkomstig zijn privacyschildcertificering dat het voldoet aan het EU-VS-privacyschildkader. Google mag de door Google Analytics verzamelde gegevens doorgeven aan derden indien dat bij wet verplicht is, of ingeval die derden deze gegevens voor rekening van Google verwerken.

Volgens de contractvoorwaarden van Google Analytics mag Google het IP-adres van de betrokkene niet koppelen aan andere gegevens waarover Google beschikt.

Je kunt het gebruik van cookies van Google Analytics weigeren door Google Analytics Opt-out Browser Add-on te downloaden en te installeren.

Cookies dienen ook om te registreren of de betrokkene wel of niet instemt met het gebruik van cookies op de website van de stad, zodat dat niet bij elk bezoek moet worden gevraagd.

Hoe je cookies controleert
Je kunt cookies naar believen controleren of wissen. Alle cookies die al op je computer staan, kan je wissen en de meeste browsers kan je zo instellen dat er geen cookies worden geplaatst.

Beheren van cookies in je browser

Met de meeste browsers kan je:

  • zien welke cookies je hebt en elke afzonderlijke cookie wissen
  • van anderen afkomstige cookies blokkeren
  • cookies van bepaalde websites blokkeren
  • het plaatsen van alle cookies blokkeren
  • alle cookies wissen wanneer je je browser sluit
    Als je besluit cookies te wissen, gaan ook voorkeursinstellingen verloren.

U kunt cookies steeds uitschakelen in uw browser-instellingen. Hieronder vindt u instructies voor:

Mozilla Firefox

Windows Internet Explorer

Google Chrome

Safari

Hou er rekening mee dat, wanneer u cookies uitschakelt, de website minder goed zou kunnen werken.

 

Vragen en of opmerkingen :

Mocht u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebben, dan kan u steeds contact opnemen met Harelbeke via email op het adres dpo@harelbeke.be.