Ik organiseer

Wie een evenement op het openbaar domein organiseert (rommelmarkt, festival, straatfeest …), heeft een vergunning nodig. Ook wanneer je een mobiele activiteit organiseert (fiets- of wandeltocht, stoet, betoging …) heb je de toestemming nodig. De impact op de omgeving en het verkeer is immers niet gering.

In zo'n geval moet het stadsbestuur tijdelijke verkeersmaatregelen nemen om de evenementenzone af te bakenen en het verkeer om te leiden. Je zorgt als organisator daarom voor een plan van de evenementenzone of een routebeschrijving van de mobiele activiteit.

Welke straten er afgesloten moeten worden of waarlangs het parcours van je mobiele activiteit loopt, kan je aangeven in het EagleBe Evenementenloket.

In Harelbeke kunnen de houders van herbergen, koffiehuizen, drankslijterijen, restaurants, tearooms, hotels, frituren, spektakelinstellingen, cabaretinstellingen, bestendige dancinginstellingen en jeugdverenigingen (fuiven) toelating bekomen om hun inrichting na politieuur open te houden, mits betaling van een belasting.

1. van 3 uur tot 5 uur:
a) de nacht van vrijdag op zaterdag en van zaterdag op zondag, evenals de nacht voorafgaand aan een wettelijke feestdag;
b) gedurende de periode van kermissen en ommegangen, door de burgemeester te bepalen;
c) gedurende de jaarlijkse verlofperiode, door de burgemeester te bepalen.

2. van 1 uur tot 5 uur op alle andere dagen van het jaar.
In elk geval moet elke inrichting elke nacht, tussen 3 uur en 7 uur, gedurende minstens 2 uur ononderbroken gesloten worden.

Bij besluit van de burgemeester kan gehele of gedeeltelijke ontheffing van het sluitingsuur worden toegestaan:
* bij bijzondere of uitzonderlijke omstandigheden; en/of
* mits betaling in handen van de stadsontvanger van de hiervoor verschuldigde taks, zoals bepaald in het desbetreffende belastingsreglement. 

Nachtvergunning (afwijking sluitingsuur)

De Stad Harelbeke stelt herbruikbare bekers ter beschikking voor organisatoren van activiteiten. Op deze manier is afvalarm feesten mogelijk. In jeugdcentrum TSAS is het gebruik van de herbruikbare bekers verplicht wanneer er niet met glazen wordt gewerkt. Voor activiteiten op een andere locatie kunnen de herbruikbare bekers ook gebruikt worden.

De bekers vraag je aan bij de Jeugddienst. Wanneer de activiteit doorgaat in jeugdcentrum TSAS, worden deze daar geleverd en terug opgehaald. Wanneer de activiteit op een andere locatie doorgaat, heb je de keuze om de bekers zelf op te halen of deze - tegen betaling - te laten leveren.

Je gebruikt de bekers gratis. De bekers zitten per 350 in stevige opbergbakken. Na het gebruik hoef je de bekers niet af te wassen, maar berg je ze enkel op in de bakken. Het ontlenen is gratis, maar uiteraard betaal je als organisator wel de beschadigde of verdwenen bekers.

Herbruikbare bekers

BRANDVEILIGHEID

Bij de organisatie van je evenement moet je met heel wat brandveiligheidseisen en opstellingseisen ter preventie van brand rekening houden. Je vindt daarover alle informatie en tips terug in ‘De vurige evenementengids’ van de hulpverleningszone Fluvia.

BEWAKING (VEILIGHEIDSPERSONEEL)

Als organisator kan je ervoor kiezen of - afhankelijk van het soort evenement - verplicht worden om security in te zetten. Dat kan via een professionele, en dus vergunde, securityfirma, maar in de wet is ook een uitzondering opgenomen voor verenigingen die eigen vrijwilligers willen inzetten voor persoonscontrole. Er zijn wel een aantal voorwaarden aan verbonden:

• geen winst beogen;
• enkel effectieve leden van de vereniging;
• geen betaling;
• maximaal vier keer per jaar;
• voldoen aan de persoonsvoorwaarden;
• toestemming van de burgemeester hebben.

Het aanvraagformulier om vrijwilligers in te zetten voor persoonscontrole zit vervat in de algemene aanvraag via het EagleBe Evenementenloket.

EHBO

Wettelijk is een EHBO-post verplicht voor evenementen met minstens 10.000 deelnemers of bezoekers. Daarnaast kan vanuit het gemeentelijk veiligheidsoverleg bepaald worden dat een EHBO-post noodzakelijk is. Het verwachte publieksbereik speelt een rol in die beslissing, maar ook hoe groot de risico’s zijn. Vanaf een bepaalde omvang zal de aanwezigheid van een ambulance aangewezen zijn of verplicht worden door de gemeente.

Stad Harelbeke verhuurt een hele reeks feestmaterialen: nadars, podium, sanitaire wagen, stoelen, tafels, vlaggen ...

Verhuur feestmateriaal

Vraag publiciteitsborden aan om reclame te maken voor je evenement. 

Aanvraag publiciteitsborden

GELUIDSNORMEN

Organiseer je een publiek toegankelijk evenement met elektronische versterkte muziek, dan moet je de geluidsnormen naleven. Er zijn volgens het Vlarem drie normen van toepassing

1. Stiller dan 85 dB(A) L_Aeq,15min (geluidsniveau in bv. een praatcafé of restaurant);
2. Luider dan 85 dB(A) L_Aeq,15min, maar stiller dan 95 dB(A) L_Aeq,15min (geluidsniveau in bv. een muziekcafé’s, kleine fuiven, liveconcerten van stillere genres …);
3. Luider dan 95 dB(A) L_Aeq,15min en maximaal 100 dB(A) L_Aeq,60min (geluidsniveau bij bv. pop- en rockconcerten, grote fuiven of in discotheken).

Voorwaarden geluidsniveaus

Bij geluidsniveau > 85 dB(A)LAeq,15min worden volgende voorwaarden standaard opgelegd:

• Het maximaal geluidsniveau mag LAeq,15min 95 dB(A) niet overschrijden. Als het maximale geluidsniveau, gemeten als LAmax,slow 102 dB(A) niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan. Bij het meten van het geluidsniveau wordt zowel het geluid van muziek als het omgevingsgeluid in rekening gebracht.
• Het geluidsniveau geldt ter hoogte van de mengtafel of een andere representatieve meetplaats.
• Op initiatief en op kosten van de exploitant/organisator wordt LAeq,15min continu gemeten en geregistreerd d.m.v. meetapparatuur die voldoet aan de vereisten. Het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de exploitant/organisator of door een door hem aangestelde persoon.
• De geregistreerde gegevens worden ter beschikking gehouden van de toezichthoudende overheid gedurende een periode van ten minste een maand.
• De geregistreerde gegevens worden uiterlijk twee weken na het evenement bezorgd aan het College van Burgemeester en Schepenen en aan de Milieudienst.
• De verplichting tot het meten en registreren van het geluidniveau geldt niet als door de exploitant/organisator een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo wordt afgesteld dat de norm, gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten.

Bij geluidsniveaus > 95 dB(A)LAeq,15min en ≤ 100 dB(A)LAeq,60min worden volgende voorwaarden standaard opgelegd:

• Het maximaal geluidsniveau mag LAeq,60min 100 dB(A) niet overschrijden. Als het maximale geluidsniveau, gemeten als LAeq,15min 102 dB(A) niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan. Bij het meten van het geluidsniveau wordt zowel het geluid van muziek als het omgevingsgeluid in rekening gebracht
• Het geluidsniveau geldt ter hoogte van de mengtafel of een andere representatieve meetplaats.
• Op initiatief en op kosten van de exploitant/organisator wordt LAeq,60min continu gemeten en geregistreerd d.m.v. meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, en kan LAeq,15min gemeten worden. Het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de exploitant/organisator of door een door hem aangestelde persoon.
• De geregistreerde gegevens worden ter beschikking gehouden van de toezichthoudende overheid gedurende een periode van ten minste een maand.
• De geregistreerde gegevens worden uiterlijk twee weken na het evenement bezorgd aan het College van Burgemeester en Schepenen en aan de Milieudienst.
• De verplichting tot het meten en registreren van het geluidniveau geldt niet als door de exploitant/organisator een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo wordt afgesteld dat de norm, gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten.
• De exploitant/organisator neemt de volgende maatregelen om de bezoekers te beschermen tegen gehoorschade: het kosteloos ter beschikking stellen aan alle bezoekers van gehoorbescherming voor eenmalig gebruik.

De vraag voor een muziekvergunning op evenementen kan je aangeven in het EagleBe Evenementenloket.

UNISONO: ÉÉN LICENTIE VOOR AUTEURSRECHTEN EN NABURIGE RECHTEN

Organiseer je een evenement waarbij muziek (zowel live als opgenomen) gebruikt wordt, dan heb je hiervoor een licentie van Unisono nodig. Deze licentie dekt zowel de rechten van de auteurs en de componisten (Sabam) als de naburige rechten (zogenaamde billijke vergoeding van uitvoerende artiesten en muziekproducenten). Het bedrag dat je moet betalen, hangt af van het soort evenement, de inkomprijs, de oppervlakte van de ruimte … Zodra je een licentie hebt, mag je alle muziek uit het repertoire vrij gebruiken.

Wil je tijdens jouw evenement naast alcoholvrije dranken ook bier, wijn en/of sterke dranken aanbieden? Dan heb je een toelating nodig.

De aanvrager van de vergunning, verklaart kennis te hebben van:

• De wet van 3 april 1953 met betrekking tot drankslijterijen van gegiste dranken.
• De wet van 28 december 1983 inzake het verstrekken van vergunningen voor sterke drank.
• De wet van 30 juli 1979 betreffende de preventie van brand en ontploffingen en betreffende de verplichte verzekering van de burgerrechtelijke aansprakelijke in dergelijke gevallen.

De aanvrager verbindt zich ertoe alle toepasselijke wettelijke, decretale en reglementaire bepalingen na te leven.

De aanvrager is het ermee eens dat deze aanvraag door de stadsdiensten wordt overgemaakt aan de lokale politie ingevolge art. 55.1 van het algemeen politiereglement.

De vraag voor de verkoop van alcoholische drank op evenementen kan je aangeven in het EagleBe Evenementenloket.

Wil je voor jouw evenement wegwijzers hangen naar de evenementenlocatie? Of wil je voor de doortocht van jouw wandel- of wielerrit bewegwijzering hangen? Dat heb je een burgemeestersbesluit nodig.

Hou alvast rekening met de volgende voorwaarden:

• Je voorziet zelf in de tijdelijke bewegwijzering (wegwijzers, borden en palen). Je plaatst en verwijdert ze ook zelf.
• Je mag ze niet ophangen aan palen van verkeerssignalisatie (met uitzondering van wegwijzers en straatnaamborden), bomen of struiken, of ander openbaar eigendom.

De vraag voor tijdelijke bewegwijzering kan je aangeven in het EagleBe Evenementenloket.

ELEKTRICITEIT

Gebruik elektriciteit uit vaste festiviteitenkasten.

Tarieven voor de elektriciteit (per drie volle gebruiksdagen):

• 50 euro voor een aansluiting van 2-fasig x 20 A
• 75 euro voor een aansluiting van 3-fasig x 32 A
• 150 euro voor een aansluiting van 3-fasig x 63 A

Gratis voor gebruikers zoals het stadsbestuur en Huis van Welzijn, het zorgbedrijf, personeelskring Stad Harelbeke, gemeentelijke VZW’s, politiezone Gavers, erkende adviesraden, erkende feestcomités, Harelbeekse scholen en kunstonderwijs, andere gemeentebesturen in het kader van wederzijdse uitwisseling.

In onze uitleendienst kan je ook werfkasten huren.

WATERVOORZIENING VIA DE WATERGROEP

Heb je voor een evenement of voor een andere tijdelijke activiteit water nodig op een plaats waar je niet beschikt over gewone kranen? Dan kan je bij De Watergroep terecht via https://www.dewatergroep.be/nl-be/over-de-watergroep/nieuws/nieuwe-werkwijze-standpijpen.

AFVALEILANDEN VOOR OPENLUCHTEVENEMENTEN (VIA IMOG)

Ook op openluchtevenementen kan er perfect afval worden gesorteerd. Bij Imog kan je daarvoor een afvaleiland huren. Dat is een grote container waar maar liefst 28 losse rolcontainers van 180 liter voor diverse fracties (PMD, restafval, P&K, glas en bekers) in passen. Een afvaleilandencontainer reserveer je via info@imog.be of 0800 99 827 en dat ten laatste één week voor het evenement.

Als je een evenement organiseert, is het belangrijk je voldoende te verzekeren tegen eventuele schadegevallen.

Informeer bij je verzekeringsagent.