Een veilig evenement begint bij een goede voorbereiding. Als organisator ben jij verantwoordelijk voor de veiligheid van bezoekers, medewerkers en omwonenden. Op deze pagina bundelen we de belangrijkste thema’s rond veiligheid, met praktische toelichting en links naar nuttige bronnen zoals de vurige evenementengids en ikorganiseer.be.
Brandveiligheid en sfeerelementen
- Vuurkorven, fakkels en andere open vlammen zijn enkel toegelaten onder strikte voorwaarden.
- Gebruik enkel gekeurde toestellen en hou voldoende afstand tot tentzeilen of decoratie.
- Tenten en podia moeten uit brandvertragend materiaal bestaan.
- Zorg voor vrije doorgangen en duidelijk gemarkeerde nooduitgangen.
Nooduitgangen en noodplan
Voorzie voldoende en goed zichtbare nooduitgangen. Bij grotere evenementen is een uitgewerkt noodplan verplicht, met duidelijke afspraken rond evacuatie, communicatie en takenverdeling.
Je noodplan bevat o.a.:
- Contactgegevens van verantwoordelijken
- Afspraak met hulpdiensten
- Vluchtroutes en verzamelplaatsen
Security en fuifbuddy
Afhankelijk van het type evenement kan professionele security verplicht zijn.
Bij fuiven of evenementen met een verhoogd risico kan je ook een fuifbuddy inzetten als aanspreekpunt voor veiligheid.
Let op: vrijwilligers mogen enkel persoonscontrole doen onder strikte voorwaarden én met goedkeuring van de burgemeester.
EHBO & medische hulp
- Vanaf 10.000 bezoekers is een EHBO-post verplicht.
- Ook bij kleinere evenementen kan dit gevraagd worden op advies van politie of hulpdiensten.
- De aanwezigheid van een ziekenwagen kan opgelegd worden, afhankelijk van risico en omvang.
Tijdelijke constructies
Alle opstellingen (zoals tenten, podia, tribunes…) moeten stabiel en veilig zijn.
Voor bepaalde constructies is een keuring vereist.
Denk ook aan:
- correcte verankering bij wind
- voldoende vrije ruimte tussen constructies
- stabiliteit bij niveauverschillen
Drones
Wil je drones gebruiken? Dan moet je voldoen aan de Europese wetgeving rond drones.
Afhankelijk van het type vlucht en locatie heb je een registratie of toelating nodig.
Opblaasbare constructies
Springkastelen of andere opblaasbare attracties moeten:
- goed verankerd zijn
- op een vlakke ondergrond staan
- bij wind > 40 km/u niet meer worden gebruikt
- voldoen aan de normen van keuring en gebruik
Verzekering
Je bent als organisator verantwoordelijk voor voldoende verzekering. Denk aan:
- burgerlijke aansprakelijkheid
- ongevallenverzekering voor vrijwilligers
- brandverzekering bij gebruik van gebouwen of tenten
- objectieve aansprakelijkheid bij brand of ontploffing
Belangrijke documenten
Bij je aanvraag kunnen volgende documenten verplicht zijn:
- Inplantingsplan
Een plan op schaal waarop je alle opstellingen aanduidt: tenten, uitgangen, bar, EHBO, enz. - Risicoanalyse
Een overzicht van mogelijke risico’s en de maatregelen die je neemt om ze te beperken. - Noodplan
Verplicht voor grotere of risicovolle evenementen. Beschrijft wie wat doet bij incidenten. - Rondgang brandweer
Bij evenementen met verhoogd risico komt de brandweer ter plaatse voor een veiligheidscontrole.