Wil je een evenement organiseren in Harelbeke? Bereid je dan goed voor. Dien je aanvraag digitaal in via het evenementenloket EagleBe. Op deze pagina ontdek je welke vragen je daar kunt verwachten. Zo verzamel je op voorhand alle nodige informatie en dien je je aanvraag vlot en correct in.
1. Wanneer moet je een evenement aanvragen?
Dien een aanvraag in als:
- evenement op openbaar domein
- openbaar evenement op privédomein
- de doortocht (auto-, fiets- of wandeltocht) passeert over grondgebied Harelbeke
- parkeerverbod naar aanleiding van een evenement
- concert, muziekfestival, podiumactiviteit en fuiven
- kermis, braderij en feesten
- (rommel)markt
- straatfeesten op het openbaar domein en speelstraten
- sportactiviteiten en wielerwedstrijden
Twijfel je? Neem contact op met evenementen@harelbeke.be.
2. Hoe dien je een aanvraag in?
Stad Harelbeke werkt met EagleBe, een extern platform voor evenementenaanvragen. Registreren is niet verplicht, maar wel handig. Zo kan je eerdere aanvragen raadplegen en kopiëren.
Hoe verloopt je aanvraag?
- Je dient de aanvraag in via EagleBe.isabel
- Stad Harelbeke vraagt advies aan bevoegde instanties (zoals politie, brandweer, groendienst en milieudienst).
- Na hun advies stelt de stad je vergunning op.
- Indien nodig, volgt goedkeuring door het college.
- Na goedkeuring ontvang je de vergunning(en).
Belangrijk! Kies bij je aanvraag altijd voor ‘Aanvraag evenement’ en niet voor ‘Inname openbaar domein’.
Voorbereiding: veel informatie en documenten zijn nodig. Zorg ervoor dat je alles bij de hand hebt!
Recht op subsidies?
3. Periode
Hou de aanvraagtermijn in de gaten. Die is nodig om adviezen in te winnen, omleidingen te regelen en alle administratie tijdig af te ronden. Ben je toch te laat met je aanvraag? Neem contact op met de dienst evenementen om te kijken wat nog mogelijk is.
Aanvraagtermijn per type evenement:
| Parkeerverbod | 14 dagen |
| Drankenvergunning (enkel sterke drank) | 10 dagen |
| Concert, muziekfestival, podiumactiviteit | 60 dagen |
| Doortocht (auto-, fiets- of wandeltocht) | 30 dagen |
| Kermis, braderij, feest | 60 dagen |
| Rommelmarkt, markt, beurs | 60 dagen |
| Straatfeest | 60 dagen |
| Speelstraat | 30 dagen |
| Sportactiviteit | 90 dagen |
| Wielerwedstrijd | 98 dagen (14 weken) |
| Andere | 60 dagen |
Let op! Voor een wielerwedstrijd heb je ook een vergunning nodig van Cycling Vlaanderen.
Vraag hier aan
4. Locatie
Om je aanvraag vlot te verwerken, is het belangrijk dat je precies aanduidt waar je evenement plaatsvindt.
Evenementlocatie intekenen
Duid de locatie aan in EagleBe.
Handleiding zone intekenen
Inplantingsplan toevoegen
Voor sommige evenementen is een inplantingsplan verplicht. Dit plan bevat:
✔️ Een overzicht op schaal met alle opstellingen en afmetingen (tent, podium, bar, toiletten, enz.).
✔️ Een duidelijke legende.
✔️ De vrije doorgangen en afstanden tot vaste constructies.
✔️ De in- en uitgangen van het evenement.
Een voorbeeld van een inplantingsplan vind je bij de interessante links hieronder.
Evenement in een stedelijke locatie?
Organiseer je een evenement in een gebouw of zaal van Stad Harelbeke? Bekijk dan hier de beschikbare locaties. Locaties
Provinciedomein De Gavers
Gaat je evenement door op het provinciedomein De Gavers? Dien je aanvraag dan in via deze link.
Doortocht of parcours?
Volgt je evenement een route of parcours? Voeg dan zeker een GPX-bestand of een link naar RouteYou toe aan je aanvraag.
6. Geluid
Organiseer je een evenement met versterkte muziek? Dan gelden er duidelijke regels en heb je mogelijk een vergunning nodig.
Geluidsnormen
De geluidsnormen zijn vastgelegd in het Vlaams reglement (VLAREM). Er zijn drie categorieën:
- Tot 85 dB(A) – typisch voor praatcafés of restaurants.
- Tussen 85 en 95 dB(A) – voor kleine fuiven, muziekcafés of liveconcerten.
- Tussen 95 en 100 dB(A) – voor grote fuiven, festivals of discotheken.
Afhankelijk van de geluidsklasse moet je bepaalde maatregelen nemen, zoals meten en registreren van het geluidsniveau of gehoorbescherming aanbieden. Een geluidsbegrenzer mag ook, op voorwaarde dat die voldoet aan de normen.
Let op: zelfs als je aan de normen voldoet, blijf je verantwoordelijk voor nachtlawaai. De politie kan je evenement stopzetten bij overlast.
Muziekvergunning aanvragen
Een vergunning vraag je aan via het EagleBe evenementenloket. Je krijgt er meteen te zien welke categorie van geluidsniveau van toepassing is.
Unisono-licentie voor muziekgebruik
Gebruik je muziek, live of opgenomen? Dan heb je een licentie nodig via Unisono. Die dekt zowel de rechten van auteurs en componisten (Sabam) als de naburige rechten van artiesten en producenten. De kostprijs hangt af van je type evenement, inkomprijs en locatie.
Afwijking sluitingsuur
Naast een muziekvergunning, kun je ook een afwijking van sluitingsuur aanvragen. Deze vergunning stelt dat je langer open mag blijven dan de vastgelegde uren. Je krijgt dus toelating om na politieuur open te blijven, mits het betalen van een belasting (3 euro per bijkomend uur).
Verlenging van 1 uur tot 3 uur:
Voor activiteiten van zondag op maandag, maandag op dinsdag, dinsdag op woensdag, woensdag op donderdag, donderdag op vrijdag of feestdag op weekend.
Verlenging van 3 uur tot 5 uur:
Voor activiteiten van vrijdag op zaterdag, zaterdag op zondag of dag vooraf feestdag op feestdag.
In elk geval moet de inrichting elke nacht, tussen 3 uur en 7 uur, gedurende minstens 2 uur ononderbroken gesloten worden.
7. Catering
Drankvergunning
Wil je tijdens je evenement bier, wijn of sterke drank schenken? Dan heb je een drankvergunning nodig. Een vergunning voor bier&wijn zit standaard in de evenementenvergunning. Wil je daarnaast ook sterke drank schenken? Dan heb je een goedkeuring nodig van het College van Burgemeester en Schepenen.
Lees hier de wetgeving rond alcohol
Herbruikbare bekers
Vanaf januari 2024 ben je verplicht om herbruikbare bekers of glazen te gebruiken op evenementen.
De Jeugddienst verhuurt gratis herbruikbare bekers:
- Verplicht in jeugdcentrum TSAS (als je geen glazen gebruikt).
- Mogelijk op andere locaties binnen Harelbeke.
De bekers worden geleverd en opgehaald bij evenementen in TSAS. Organiseer je iets op een andere locatie? Dan kan je kiezen om de bekers zelf op te halen of te laten leveren (tegen betaling).
De bekers worden per 350 stuks geleverd in stevige bakken. Afwassen hoeft niet, gewoon terug in de bakken steken. Beschadigde of verloren bekers worden wel aangerekend.
8. Promotie en bewegwijzering
Publiciteitsborden
Als je een evenement organiseert moet je ook reclame maken. Dit kan op de publiciteitsborden van de stad.
Vraag hier je publiciteitsborden aan
Tijdelijke reclameborden op privé-eigendom
Je kan er ook voor kiezen om tijdelijk reclameborden te plaatsen op privéterrein. Zorg er voor dat ze het verkeer niet hinderen en de openbare orde niet verstoren.
Digitale infoschermen
Jouw evenement op de digitale ledschermen?
bewegwijzering
Wil je wegwijzers plaatsen naar je evenement of een route aanduiden voor een wandel- of wielertocht? Dan heb je een vergunning nodig via de burgemeester.
Houd rekening met deze voorwaarden:
- Je zorgt zelf voor het materiaal (wegwijzers, borden, palen) en plaatst én verwijdert alles zelf.
- De bewegwijzering mag maximaal 48 uur vóór de activiteit geplaatst worden en moet binnen de 48 uur na afloop verwijderd zijn.
- Het is verboden om bewegwijzering te bevestigen aan verkeersborden, bomen, struiken of ander openbaar eigendom (met uitzondering van straatnaamborden en officiële wegwijzers).
Voor bewegwijzering op gewestwegen heb je ook een aparte toelating nodig van het Agentschap Wegen en Verkeer (AWV). Doe je aanvraag via deze link.
9. Veiligheid
brandveiligheid
Hou bij het organiseren van een evenement rekening met verschillende regels rond brandveiligheid en opstelling. Alle info en handige tips vind je in ‘De vurige evenementengids’ van hulpverleningszone Fluvia.
bewaking (veiligheidspersoneel)
Afhankelijk van het type evenement kan je als organisator kiezen – of verplicht worden – om security in te schakelen. Dit kan via een erkende en vergunde bewakingsfirma.
Ben je een vereniging? Dan mag je onder strikte voorwaarden ook eigen vrijwilligers inzetten voor persoonscontrole. Dit mag enkel als:
- je vereniging geen winst maakt,
- de vrijwilligers effectieve leden zijn,
- er geen betaling tegenover staat,
- het maximaal vier keer per jaar gebeurt,
- de vrijwilligers voldoen aan de persoonsvoorwaarden,
- je hiervoor toestemming krijgt van de burgemeester.
EHBO
Voor evenementen met minstens 10.000 bezoekers is een EHBO-post wettelijk verplicht. Maar ook bij kleinere evenementen kan een EHBO-post nodig zijn, afhankelijk van het verwachte aantal bezoekers en de risico’s.
Onze veiligheidscel bekijkt dit per geval. Bij grotere of risicovolle evenementen kan ook een ambulance verplicht worden.
Verzekering
Als organisator is het belangrijk om goed verzekerd te zijn tegen mogelijke schade of ongevallen. Hieronder vind je een overzicht van de meest relevante verzekeringen.
| Soort verzekering | Uitleg |
| Burgerlijke aansprakelijkheid | Dekt schade aan derden (lichamelijk of materieel) naar aanleiding van het evenement en door een fout van de organisator. |
| Lichamelijke ongevallen deelnemers | Dekt lichamelijke schade bij deelnemers aan het evenement, zonder dat er een fout bewezen moet worden. |
| Lichamelijke ongevallen vrijwilligers | Dekt lichamelijke schade van de medewerkers aan het evenement, zonder dat er een fout bewezen moet worden. |
| Burgerlijke aansprakelijkheid vrijwilligers | Dekt schade (lichamelijk of materieel) opgelopen door een derde naar aanleiding van het evenement veroorzaakt door een vrijwilliger. |
| Brandverzekering | Dekt de schade aan het gebouw door brand, storm, hagel en ijsdruk. Je gaat best na of de brandverzekering van de eigenaar van het gebouw ook van toepassing is op het evenement. |
| Objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing | Dekt de schade opgelopen door derden ten gevolge van brand of ontploffing, ongeacht de aansprakelijkheid voor deze brand of ontploffing. |
| Contractuele aansprakelijkheid | Dekt de schade aan de infrastructuur en materialen die je huurt of leent. |
| Alle risico's | Dekt de schade aan de eigen materialen of deze die je gebruikt van een derde en dit tegen ‘alle' risico's' (diefstal, vandalisme, schade, ...). |
10. Materiaal
Als stad bieden we heel wat feestmaterialen aan die je als organisator kunt huren:
- Herbruikbare bekers
- Feestmaterialen
- Audiovisueel materiaal
- Volksspelen, teambuildingspelen en sportgerelateerde materialen
elektriciteit
Voor je evenement kan je gebruikmaken van de vaste festiviteitenkasten van Stad Harelbeke. Tarieven voor de elektriciteit (per drie volle gebruiksdagen):
- 50 euro voor een aansluiting van 2-fasig x 20 A
- 75 euro voor een aansluiting van 3-fasig x 32 A
- 150 euro voor een aansluiting van 3-fasig x 63 A
Gratis voor gebruikers zoals het stadsbestuur en Huis van Welzijn, het Zorgbedrijf, personeelskring Stad Harelbeke, gemeentelijke VZW’s, politiezone Gavers, erkende adviesraden, erkende feestcomités, Harelbeekse scholen en kunstonderwijs, andere gemeentebesturen in het kader van wederzijdse uitwisseling.
Wil je een werfkast huren? Dat kan via het aanvraagformulier van de feestmaterialen.
Watervoorziening via de Watergroep
Heb je voor een evenement of voor een andere tijdelijke activiteit water nodig op een plaats waar je niet beschikt over gewone kranen? Dan kan je bij De Watergroep terecht.
AFVALEILANDEN VOOR OPENLUCHTEVENEMENTEN (VIA IMOG)
Ook op openluchtevenementen kan er perfect afval worden gesorteerd. Bij Imog kan je daarvoor een afvaleiland huren. Dat is een grote container waar maar liefst 28 losse rolcontainers van 180 liter voor diverse fracties (PMD, restafval, P&K, glas en bekers) in passen. Een afvaleilandencontainer reserveer je via info@imog.be of 0800 99 827 en dat ten laatste één week voor het evenement.