Aanvraagformulier herbruikbare bekers

Vastgelegd door de Gemeenteraad op 16.12.2019

Artikel 1.
Stadsorganisaties gebruiken herbruikbare bekers op evenementen waar voorheen wegwerpbekers werden ingezet.
Organisatoren die niet aan de stad zijn verbonden en in Harelbeke een activiteit organiseren kunnen eveneens en voor zover de bekers beschikbaar zijn gebruik maken van de herbruikbare bekers.

Artikel 2: Aanvraag en reservatie.
De herbruikbare bekers worden aangevraagd via de website www.harelbeke.be of via het loket van de jeugddienst, minimum vijf werkdagen voor de activiteit.
Via de aanvraag verklaart de aanvrager dit gebruikersreglement gelezen te hebben en ermee akkoord te gaan.
De jeugddienst bepaalt het aantal bekers, inzamelmateriaal en bijbehorende infomateriaal op basis van beschikbaarheid. Per evenement worden maximum 2800 bekers ter beschikking gesteld. Wanneer het om een groot evenement gaat, kan mits motivatie een bijkomend veelvoud van 175 bekers aangevraagd worden.
De aanvrager ontvangt een bevestiging met vermelding van het aantal bekers, inzamelmateriaal en bijbehorende infomateriaal dat voor hen gereserveerd staat. Op de bevestiging staat eveneens de nodige informatie omtrent levering van de bekers.

Artikel 3: Levering.
Herbruikbare bekers worden ten laatste één werkdag voor de activiteit opgehaald bij een sociaal economiebedrijf. Ze moeten eveneens ten laatste één werkdag na de activiteit terug gebracht worden.
Het sociaal economiebedrijf kan de bekers ook ter plaatse bezorgen en terug ophalen na de activiteit. Voor dit transport worden door het sociaal economiebedrijf vastgestelde transportkosten aangerekend rechtstreeks aan de aanvrager.

Artikel 4: gebruiksvoorwaarden.
• De gebruiker zorgt voor de inzameling van de bekers en zet daartoe een inzamelsysteem op.
• De gebruiker verbindt zich er toe het ontleende materiaal in geen geval aan derden uit te lenen of te verhuren.
• De gebruiker verbindt zich er toe de bekers na gebruik terug in de opbergboxen op te bergen waarin ze geleverd werden. De bekers dienen niet te worden afgewassen door de gebruiker.
• De bekers moeten terug worden geleverd in een ordentelijke staat. Indien ze niet in een ordentelijke staat (bv. stickers op bekers, vuil die niet afgewassen kan
worden,…) worden terug gebracht, worden deze bekers als beschadigd aangerekend.
• Er wordt geen huur aangerekend voor de bekers en het bijbehorende materiaal. Er wordt eveneens geen waarborg gevraagd aan de organisatoren. De gebruiker verbindt er zich toe de kapotte, beschadigde en verloren bekers te vergoeden, eveneens de eventuele schade aan opbergboxen, infomateriaal en inzamelmateriaal.

Artikel 5: Controle en schade.
Na elke evenement worden alle bekers door het sociaal economiebedrijf gecontroleerd en geteld. Alle kapotte, beschadigde en verloren bekers worden aan de gebruiker aangerekend aan een eenheidstarief van 1 euro per beker.
Indien er meer bekers terug ingeleverd werden dan het aantal bekers dat men kreeg bij de start van de activiteit, worden deze extra bekers gecrediteerd aan de gebruiker tegen een eenheidstarief van 1 euro per beker.
Het sociaal economiebedrijf controleert eveneens na elk evenement het infomateriaal, het inzamelmateriaal en de opbergboxen op schade. Wanneer schade wordt vastgesteld aan dit materiaal, wordt dit aan de gebruiker aangerekend aan de vervangingsprijs van het materiaal.

Artikel 6: Facturatie.
De schadevergoeding voor verloren bekers, beschadigde bekers en opbergboxen wordt aangerekend via een factuur.
De eventueel te veel terug ingeleverde bekers, worden gecrediteerd via een creditnota.