Opzoeking stadsarchief

De leeszaal van het stadsarchief is vrij en kosteloos toegankelijk voor iedereen.

Opzoekingen zijn mogelijk tijdens:

  • de openingsuren van het stadsarchief: elke dinsdag van 9u tot 12u en 14u tot 17u
  • na afspraak via T 056 733 468 of archief@harelbeke.be.

Je kan op voorhand de stukken die je wil raadplegen opzoeken en aanvragen via Probat (aanvraag inzage), dan ligt alles voor je klaar in de leeszaal.

Voorwaarden
  • Bij een eerste bezoek vragen we je om een bezoekersfiche in te vullen. Bij volgende bezoeken teken je het leeszaalregister.
  • Wie documenten jonger dan 30 jaar wil raadplegen, moet dit eerst aanvragen. Dat doe je gericht aan de algemeen directeur via het stadsarchief. In je aanvraag omschrijf je zo duidelijk mogelijk de gevraagde documenten of dossiers en de reden van je vraag tot inzage. Je kan ook beroep doen op de openbaarheid van bestuur.
  • De toegang tot stukken kan ook geweigerd worden als ze in slechte materiële toestand zijn of als de persoonlijke levensfeer van derden in het gedrang komt.
  • Stukken en boeken uit de handbibliotheek kan je enkel in de leeszaal raadplegen, de stukken worden enkel uitgeleend voor tentoonstellingen.
Kosten

Archieven raadplegen in de leeszaal van het stadsarchief is gratis. Je kan kopieën nemen tegen de prijs bepaald door het retributiereglement: € 0,50 voor A4 of A3 zwart-wit en € 1 voor kopieën in kleur.

Voor opzoekingen uitgevoerd door het archiefpersoneel is artikel 22 van het retributiereglement van toepassing. 

Wat moet je meenemen?

Geboorteakten zijn openbaar na 100 jaar, huwelijksakten na 75 jaar en overlijdensakten na 50 jaar. 
Voor een afschrift van niet-openbare akten voor genealogische, historische of wetenschappelijke opzoekingen dient de aanvrager een aanvraag in te dienen bij de gemeente met:

  1. diens identificatiegegevens (voor natuurlijke personen naam, voornamen, Rijksregister- of KSZ-nummer; voor rechtspersonen en ondernemingen het ondernemingsnummer van de KBO; of voor buitenlandse natuurlijke personen of rechtspersonen elk document dat de identificatie verzekert)
    1. de vermelding van de akten waarop de aanvraag betrekking heeft
    2. een omstandige motivering en beschrijving van de genealogische doeleinden
    3. de verspreidingsmiddelen van de resultaten van de opzoeking
    4. de toestemming van alle personen op wie de akten betrekking hebben. Indien de persoon overleden is of niet wilsbekwaam kan de langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner, of bij gebreke hiervan, zijn wettelijke vertegenwoordiger, of bij gebreke hiervan, ten minste één van diens afstammelingen in de eerste graad deze toestemming geven. Indien de persoon die de toestemming moet geven minderjarig is, wordt deze gegeven door diens wettelijke vertegenwoordiger. Indien de aanvrager de contactgegevens niet kent van de personen die hun toestemming moeten geven, kan hij bij de aanvraag een communicatie aan deze personen toevoegen die de ambtenaar van de burgerlijke stand doorstuurt in zoverre deze een gekend adres in België hebben. De bestemmeling kan vervolgens al dan niet ingaan op het verzoek van de aanvrager
    5. de bevestiging van het feit dat de aanvrager zijn identiteit en contactgegevens, in zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke in de zin van art. 4.7. van de GDPR (AVG) heeft meegedeeld aan de persoon die de toestemming moet geven.

U kan zich hiervoor schriftelijk richten naar het College van Burgemeester en Schepenen, Marktstraat 29, 8530 Harelbeke of via info@harelbeke.be.

Voor het afleveren van de uiteindelijke afschriften is het retributiereglement van toepassing

Bevolkingsregisters jonger dan 120 jaar zijn niet toegankelijk. Voor een afschrift uit niet-openbare bevolkingsregisters kan er toestemming van het college van burgemeester en schepenen worden gevraagd omwille van historische of genealogische opzoekingen met vermelding van de familienamen waarop gezocht wordt.