Aanvraagformulier voor het aanvragen van stadsreceptie, een officiële ontvangst/trofeeën of cadeaukaarten voor verenigingen

Harelbeekse verenigingen kunnen één keer per jaar bekers/trofeeën of cadeaukaarten aanvragen voor welomlijnde activiteiten. De verenigingen maken de keuze tussen ofwel bekers/trofeeën ofwel cadeaukaarten.

Ze kunnen eveneens rekenen op een officiële ontvangst en een bijhorende receptie naar aanleiding van hun x-jarig bestaan.

Deze afsprakennota bepaalt de criteria: Interne afsprakennota

 

Aanvragen gebeuren minimaal één maand voor de geplande activiteit via onderstaand formulier.

Gegevens van de vereniging
Ik doe de aanvraag voor
Ik wens het volgende aan te vragen:
De aanvrager maakt de keuze tussen Bekers / Trofeeën OF Cadeaukaarten, beide samen kan niet.
Officiële ontvangst
Ik wens een Officiële ontvangst aan te vragen
De aanvraag moet minimaal 1 maand voor de activiteit gebeuren.

Een vereniging kan, n.a.v. haar 20-jarig bestaan en daarna om de 10 jaar, genieten van:

  • een officiële ontvangst in een stadsgebouw en bijhorende receptie voor maximaal 50 leden van de vereniging

N.a.v. haar 25-jarig bestaan en daarna om de 25 jaar kan de vereniging, genieten van:

  • een officiële ontvangst in een stadsgebouw en bijhorende receptie voor maximaal 50 leden van de vereniging
  • een toelage van 125 euro
  • een aandenken aan het moment voor de vereniging (niet voor de aparte leden).
Wens je een eenmalige toelage te bekomen n.a.v. jubileumviering
Geef het aanvangsuur op.
Artikel 2: officiële ontvangst
Een vereniging kan, n.a.v. haar 20-jarig bestaan en daarna om de 10 jaar, genieten van:
  • een officiële ontvangst in een stadsgebouw en bijhorende receptie voor maximaal 50 leden van de vereniging
  N.a.v. haar 25-jarig bestaan en daarna om de 25 jaar kan de vereniging, genieten van:
  • een officiële ontvangst in een stadsgebouw en bijhorende receptie voor maximaal 50 leden van de vereniging
  • een toelage van 125 euro
  • een aandenken aan het moment voor de vereniging (niet voor de aparte leden).
Jaarlijks wordt de oudste vereniging van Harelbeke ontvangen op het stadhuis op een koffietafel met het schepencollege.
 
Bekers/Trofeeën
Ik doe een aanvraag in het kader van
De aanvraag moet minstens 1 maand op voorhand gebeuren.
Voorwaarden
Artikel 3: bekers/trofeeën en cadeaukaarten

Een vereniging krijgt naar aanleiding van het houden van een wedstrijd of kampioenschap (club, regionaal, provinciaal, Belgisch, Europees of wereldkampioenschap) trofeeën of cadeaukaarten om die te verdelen onder de deelnemers. Er wordt gekozen tussen trofeeën of cadeaukaarten, beide samen wordt niet toegestaan.

Eenzelfde regeling geldt voor een vereniging of een samenwerking van verenigingen die een wedstrijd houden in het kader van een ‘beker van Harelbeke’.

Artikel 4: voorwaarden

Deze afsprakennota legt de volgende voorwaarden op:
  • de bekers/trofeeën of cadeaubonnen hebben een gezamenlijke waarde van:
    • 100 euro
    • uitzonderingen:
      • loopwedstrijden: 120 euro
      • wielerwedstrijden: 250 euro 
         
  • komen in aanmerking:
    • erkende Harelbeekse verenigingen of een samenwerking tussen verschillende erkende Harelbeekse verenigingen (enkel verenigingen die zijn aangesloten bij een algemene vergadering van een Harelbeekse adviesraad worden als erkende Harelbeekse verenigingen gezien)
    • clubtoernooien of -kampioenschappen van feitelijke Harelbeekse verenigingen
  • de activiteit waarvoor de aanvraag wordt ingediend vindt plaats op Harelbeeks grondgebied
  • de uitreiking van de bekers/trofeeën of cadeaukaarten vindt plaats op Harelbeeks grondgebied
  • de organisatoren engageren zich om de bekers/trofeeën of cadeaukaarten effectief uit te reiken aan de deelnemers van de activiteit
  • de organisatoren geven de plaats en het tijdstip van de uitreiking van de bekers/trofeeën of cadeaukaarten door ofwel onmiddellijk op het aanvraagformulier of later via het mailadres info@harelbeke.be
  • de aanvraag wordt minimaal één maand voor de geplande activiteit ingediend bij het departement communicatie via een aanvraagformulier op www.harelbeke.be
Verenigingen kunnen enkel met door het schepencollege of stadsadministratie goedgekeurde aanvraag trofeeën afhalen. De bestelling gebeurt altijd door het departement communicatie. 
 
Cadeaukaarten
Ik doe een aanvraag in het kader van
De aanvraag moet minstens 1 maand op voorhand gebeuren.

Vul hieronder in hoeveel en voor welk bedrag je cadeaukaarten wenst.
Het totale bedrag is afhankelijk van je keuze hierboven.

 

Voorwaarden
Artikel 3: bekers/trofeeën en cadeaukaarten

Een vereniging krijgt naar aanleiding van het houden van een wedstrijd of kampioenschap (club, regionaal, provinciaal, Belgisch, Europees of wereldkampioenschap) trofeeën of cadeaukaarten om die te verdelen onder de deelnemers. Er wordt gekozen tussen trofeeën of cadeaukaarten, beide samen wordt niet toegestaan.

Eenzelfde regeling geldt voor een vereniging of een samenwerking van verenigingen die een wedstrijd houden in het kader van een ‘beker van Harelbeke’.

Artikel 4: voorwaarden

Deze afsprakennota legt de volgende voorwaarden op:
  • de bekers/trofeeën of cadeaubonnen hebben een gezamenlijke waarde van:
    • 100 euro
    • uitzonderingen:
      • loopwedstrijden: 120 euro
      • wielerwedstrijden: 250 euro 
         
  • komen in aanmerking:
    • erkende Harelbeekse verenigingen of een samenwerking tussen verschillende erkende Harelbeekse verenigingen (enkel verenigingen die zijn aangesloten bij een algemene vergadering van een Harelbeekse adviesraad worden als erkende Harelbeekse verenigingen gezien)
    • clubtoernooien of -kampioenschappen van feitelijke Harelbeekse verenigingen
  • de activiteit waarvoor de aanvraag wordt ingediend vindt plaats op Harelbeeks grondgebied
  • de uitreiking van de bekers/trofeeën of cadeaukaarten vindt plaats op Harelbeeks grondgebied
  • de organisatoren engageren zich om de bekers/trofeeën of cadeaukaarten effectief uit te reiken aan de deelnemers van de activiteit
  • de organisatoren geven de plaats en het tijdstip van de uitreiking van de bekers/trofeeën of cadeaukaarten door ofwel onmiddellijk op het aanvraagformulier of later via het mailadres info@harelbeke.be
  • de aanvraag wordt minimaal één maand voor de geplande activiteit ingediend bij het departement communicatie via een aanvraagformulier op www.harelbeke.be
Verenigingen kunnen enkel met door het schepencollege of stadsadministratie goedgekeurde aanvraag trofeeën afhalen. De bestelling gebeurt altijd door het departement communicatie. 
 
Stadsreceptie
Reglement Stadsreceptie
  • Stadsrecepties worden aangevraagd bij Kathleen Delchambre in het stadhuis (dienst Communicatie), tel. 056 733 469 of per e-mail: kathleen.delchambre@harelbeke.be
  • De aanvraag gebeurt minstens 1 maand op voorhand.
  • Een stadsreceptie duurt maximum één uur. 
  • Er zijn geen ontvangsten op zondag.
  • Het schepencollege beslist over elke aanvraag.