Management & Personeel

Strategisch meerjarenplan en SDG's

Het jaar 2018 stond in het teken van de eerste voorbereiding voor het strategisch meerjarenplan 2020-2025. In februari werd het officiële startschot gegeven van de voorbereiding van de omgevingsanalyse. Alle medewerkers van de stad, het OCMW, het zorgbedrijf en de politiezone werden uitgenodigd in jeugdcentrum TSAS. Ze werden in eerste instantie vertrouwd gemaakt met de SDGs, of duurzame ontwikkelingsdoelstellingen, die als beleidskader gehanteerd worden. Daarna volgden in februari en maart drie brainstormsessies rond verschillende SDG's. De medewerkers werden uitgedaagd om beleidsvoorstellen te formuleren waarmee we tegemoet kunnen komen aan de beleidsuitdagingen.

In combinatie met het verzameld cijfermateriaal binnen de verschillende domeinen, werd begin mei de inspiratienota 'Goeiemorgen Harelbeke' aan de politieke partijen voorgesteld.

Het tweede luik van de voorbereiding meerjarenplan was het betrekken van de burgers. Deze kregen gedurende de zomermaanden de kans om een bevraging in te vullen, op papier of online, waarbij werd gepolst naar hoe de burgers naar hun stad kijken en hoe we kunnen komen tot een Harelbeke van de toekomst. Daarnaast werden ook nog een aantal experten met affiniteit voor Harelbeke bevraagd over een aantal specifieke domeinen. Ook de adviesraden kregen een onderdompeling in de SDG's en kwamen voor de zomer met een gezamenlijke ambitienota voor het meerjarenplan.

Om de SDG's nog meer ruchtbaarheid te geven en bekend te maken bij de bevolking werd tijdens het kermisweekend de SDG-vlag omhoog getrokken. Dit was meteen de start van de campagne 'Lokale helden voor globale doelen', waarbij maandelijks één duurzame held in het hblad in de kijker wordt gezet.

In de tweede jaarhelft ging de focus naar welke impact we als lokaal bestuur kunnen hebben bij het realiseren van die mondiale SDG's. Om hier een gefundeerd antwoord op te geven, werd een traject uitgestippeld met Route2030 om een materialiteitsanalyse voor te bereiden voor de stad Harelbeke. Eind december werd gestart met interviews met de sleutelfiguren van Harelbeke. De oefening wordt verder uitgewerkt in 2019.

Dienstverlening optimaliseren

Omdat op verschillende terreinen initiatieven werden genomen om de werking van diensten op langere termijn uit te werken, werd een overkoepelend nota 'Dienstverlening 2030' uitgewerkt. De principes in de nota werden in februari goedgekeurd door het CBS en moeten nu nog verder vertaald worden in concrete actieplannen.

In de loop van het jaar werd het volautomatisch e-loket geïnstalleerd. Dat zorgt er voor dat burgers bepaalde attesten kunnen opvragen, en onmiddellijk via pdf afgeleverd krijgen zonder tussenkomst van medewerkers.

In oktober vond in Antwerpen een kennisdag plaats over de digitale handtekening waarbij Harelbeke als case werd voorgesteld. Een goede gelegenheid om in 2019 een volgende stap te zetten op dit gebied.

Vanuit de cel strategische planning werd ondersteuning geboden in een projectgroep burgerzaken, bij de visieontwikkeling van het Huis van Welzijn, bij een screening van het departement facility en werd een lean traject doorlopen bij de medewerkers aan het onthaal van het depot en het archief.

Smart city

De stadskernvernieuwing in het centrum van de stad lijkt een hefboom om na te gaan hoe Harelbeke zich kan ontwikkelen als smart city. De call City of Things van minister Muyters werd aangegrepen om een idee uit te werken rond detailhandel in het centrum. Het eerste idee werd aangemeld in januari en in de maanden daarop volgend verder uitgewerkt. Het finale idee zat eind april in de postbus van de minister. In het najaar bleek dat het project niet in aanmerking kwam voor subsidiëring.

Met de voorziene cofinanciering werd het High Fiveproject uitgewerkt. Om werk te maken van verkeersveiliger schoolomgevingen en betere luchtkwaliteit in de schoolomgeving, werden high fivepalen in de omgeving van de centrumschool geplaats. Kinderen die zich te voet of met de fiets naar school verplaatsing kunnen virtuele punten sparen door te high fiven bij het passeren van de palen. Het project werd onder de aandacht van nationale pers gelanceerd op de strapdag in september, en was volledig operationeel in november.

high five paal
High Five paal

Informatieveiligheid

2018 zal het jaar zijn en blijven waarin lokale besturen zich moesten conformeren met de Algemene Verordening Gegevensbescherming, ook gekend als GDPR (General Data Protection Regulation). De agenda van de informatieveiligheidscel werd in die zin in 2018 een stuk bepaald door de implementatie van deze regelgeving.

In eerste instantie bekijken we wat in het kader van het actieplan informatieveiligheid 2018 werd uitgevoerd en in tweede instantie wordt de voorbereiding op de implementatie van de GDPR-regelgeving toegelicht. Daarnaast nog een overzicht van taken die aan de informatieveiligheidscel werd toegewezen.

Actieplan minimale richtsnoeren

Het informatieveiligheidsbeleid werd opgemaakt in 2017, en werd in 2018 verder uitgerold naar de scholen. De integratie van de woonzorgcentra werd voorzien, maar is nog niet uitgevoerd.

In 2018 werd een budget van 11.171 euro besteed aan het verbeteren van de informatieveiligheid.

In 2018 werd langs stadszijde gefocust op de bewustwording van informatieveilig werken bij de medewerkers.

Er werd een register gegevensverwerking opgemaakt en er werden tal van maatregelen ingevoerd om een veilige digitale omgeving te creëren.

Ook werden er maatregelen getroffen om apparatuur veilig te verwijderen of te hergebruiken.

In 2018 werd de antivirus op de servers geactualiseerd en kreeg het viruspakket op alle pc's een update.

Voorbereiding implementatie GDPR

Het schepencollege keurde begin mei de leidraad met het stappenplan en de visie op de implementatie van de GDPR-wetgeving goed.

De aanstelling van een data protecion officer was een eerste aanpassing in beide organisaties (Stad en Zorgbedrijf).

Het communiceren van de richtlijnen aan de medewerkers was een belangrijke stap in het creëren van bewustzijn over de bescherming van persoonsgegevens.

Er werd in 2018 gestart met de opmaak van een verwerkingsregister. Er werd tevens een software tool aangekocht 'V-ICT-OR' waarin het volledige informatieveiligheidsbeleid kan worden ondergebracht.

Een andere uitdaging die GDPR met zich meebracht was de aanpassing van de privacyverklaring op de website en het aanpassen (en tegelijk uniformiseren) van nieuwsbrieven. De privacyverklaring werd aangepast en online gezet na consultatie van een externe consultant.

Er werd ook beroep gedaan op deze consultant om de vele verwerkingsovereenkomsten te screenen die we binnen kregen naar aanleiding van het in werking treden van de GDPR–regelgeving.

Met de opstart van het Zorgbedrijf vanaf 1 januari 2018 diende een nieuwe connectie gemaakt voor het Zorgbedrijf met de Kruispuntbank Sociale Zekerheid via de New Horizon KSZ Module. De volledige opstartprocedure werd doorlopen, onder begeleiding van een projectleider van de KSZ.

In het najaar 2018 werd gestart met de voorbereidingen voor de opstart van eWZC. Vanaf het voorjaar 2019 wordt de tegemoetkoming voor zorg voor ouderen die gebruik maken van een ouderenvoorziening, via het eHealth-platform geregeld. Via dit kanaal verloopt de uitwisseling van opname- en facturatiegegevens met de Zorgkassen op een veilige manier. Om een eHealth-certificaat te bekomen, dienen een aantal specifieke richtsnoeren inzake informatieveiligheid gevolgd te worden. Het Zorgbedrijf heeft daarom een actieplan eWZC opgestart om aan deze richtsnoeren te voldoen. Dit actieplan zal in 2019 verder geïntegreerd worden in het globale informatieveiligheidsplan.

Reguliere werking informatieveiligheidscel

Los van de implementatie van het informatieveiligheidsplan, worden doorlopend een aantal screenings gedaan.

Vragen van burgers

Er kwamen twee vragen van burgers die een consultatie van Stad Harelbeke vaststelden in hun digitaal dossier dat via de federale overheid kan geconsulteerd worden. De twee aanvragers waren mensen die niet woonachtig zijn in Harelbeke en slechts een verre link met Harelbeke hebben. De oorzaak was tweemaal toe te schrijven aan de import van hun gegevens in het CRM-pakket van Cevi in 2016, waarop dan frequente backups gebeuren. De consultaties waren dus systeemfouten. Het ging in beide gevallen helemaal niet om onterechte consultatie van dossiers door medewerkers. In de privacyverklaring is nu ook expliciet opgenomen dat burgers recht hebben om te weten waar hun gegevens bijgehouden worden, en hoe lang. In principe gebeurt dit kostenloos, maar om te voorkomen dat misbruik zou ontstaan, is een passage opgenomen in het retributiereglement. Dit stelt de stad in staat toch een financiële bijdrage te vragen, mocht er moedwillig misbruik gemaakt worden van dit recht, en dit heel veel opzoekingswerk voor de diensten met zich meebrengt.

Adviesvragen

Er werden een aantal vragen behandeld van de diensten (woonwijs/milieudienst) omtrent brieven en communicatie met externe partijen.

Conclusie

Zoals aangegeven in de inleiding was er naast de uitvoering van het vooraf opgemaakte infoveiligheidsplan, vooral focus op het conformeren met de GDPR-wetgeving in 2018. Hiermee wordt een punt gezet na een eerste periode, die gerust benoemd kan worden als het pre-GDPR-tijdperk, waarbij informatieveiligheid actief op de agenda van de lokale besturen werd gezet.

Vanaf 2019 gaat een nieuw tijdperk in, met nieuwe ondersteunende software en onder impuls van twee DPO's die nog vrij nieuw zijn in de stad en het zorgbedrijf. Maar de essentie blijft in elk geval behouden: de gegevens waarover onze organisatie beschikt op een goede manier beschermen.

GDPR

Secretarie en Juridische dienst

In de gemeenteraad van 19.02.2018 werd de heer Hannes Byttebier geïnstalleerd als gemeenteraadslid. Hij verving de heer Eric Kerckhof die op 09.12.2017 overleed.

De heer Hannes Byttebier werd tevens verkozen tot stemgerechtigd lid van de RACO Vrije Tijd en als lid van de RACO Management, Personeel, Financiën namens de fractie CD&V.

De gemeenteraad heeft er op 18.06.2018 kennis van genomen dat de heer Stefan Himpens bij het verstrijken van de termijn voor kandidaatstelling van rechtswege is aangesteld als financieel directeur van de stad Harelbeke. De gemeenteraad nam in handen van de voorzitter in openbare zitting akte van deze eedaflegging met ingang van 18.05.2018.

Diezelfde gemeenteraad heeft op 18.06.2018 de heer Carlo Daelman met ingang van 01.08.2018 aangesteld als algemeen directeur van de stad Harelbeke. De gemeenteraad nam in openbare zitting akte van deze eedaflegging in handen van de voorzitter van de gemeenteraad met uitwerking op 01.08.2018.

Aangezien mevrouw Marijke Ostyn, gemeenteraadslid, verklaarde niet meer te behoren tot de N-VA-fractie kon zij niet meer als stemgerechtigd lid in een raadscommissie zetelen, noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie.

De heer Eddy Glorieux werd in de gemeenteraad van 16.07.2018 verkozen als stemgerechtigd lid voor de N-VA-fractie van de raadscommissie grondgebiedszaken en facilitaire dienst ter vervanging van mevrouw Marijke Ostyn.

Mevrouw Fleur De Buck werd in diezelfde gemeenteraad verkozen als stemgerechtigd lid voor de N-VA-fractie van de raadscommissie Vrije Tijd ter vervanging van mevrouw Marijke Ostyn en tevens als vertegenwoordiger van de fractie N-VA ter vervanging van raadslid Marijke Ostyn voor de raadscommissie werken, ondernemen en leren (WOL) en burger en welzijn. Mevrouw Kathleen Duchi werd verkozen tot voorzitter van de raadscommissie werken, ondernemen en leren (WOL) en burger en welzijn.

Verder was het in het najaar bijzonder druk door alle voorbereidende werk naar aanleiding van de gemeenteraads- en provincieraadsverkiezeingen op 14.10.2018.

stefan himpens - carlo daelman
Financieel directeur Stefan Himpens - algemeen directeur Carlo Daelman

Personeel en HRM

In 2018 werkten 262 medewerkers gespreid over de acht departementen voor de stad. Met zijn allen vertegenwoordigden we dat jaar 203,56 voltijds equivalenten (VTE). Wat zich min of meer op hetzelfde saldo situeert als het voorgaande jaar.

Zoals vele openbare besturen is de beweging van natuurlijke uitstroom ook bij de stad gestaag ingezet. Sinds 2016 zien we een aanzienlijk aantal medewerkers die wegens pensionering de organisatie heeft verlaten. In 2018 blijft de natuurlijke uitstroom aan gelijkaardig tempo verder gaan. 2,29% van het personeelsbestand sloot in 2018 hun loopbaan af om van een welverdiend pensioen te genieten. Een verdubbeling van het voorgaande jaar. Anderzijds zien we binnen de stad een stijging van het aantal actieve 60-plussers. Waar de actieve 60-plusser in het verleden eerder de uitzondering was, zien we meer collega's die er bewust voor kiezen nog een paar jaar door te gaan.

Nieuw in 2018 is hierbij dat een aantal medewerkers er bewust voor kiezen om na de leeftijd van 65 jaar er nog een jaartje – al dan niet met een iets lagere prestatiebreuk – bij te doen.

personeel

ICT

Uitgevoerde projecten

  • In het kader van ontdubbeling van de connectiviteit tussen de 2 datacenters (Stadhuis & Huis van Welzijn) werd de eerste fase van de aanleg van een glasvezel kringstructuur afgewerkt. In synergie met de aanleg van het Fluvius-warmtenet werd glasvezelbekabeling voorzien vanaf het WZC Ceder aan de Leie tot aan jeugdcentrum TSAS. In een tweede fase wordt het traject vervolledigd tot in de kelder van Marktstraat 98, waar momenteel de glasvezel vanaf het stadhuis is afgemonteerd.
  • Alle apparatuur van de stedelijke basisschool Zuid werd naar de lokalen van het VTI Stasegem verhuisd en aangeschakeld. Ondertussen werd de bouw van de nieuwe school gestart en de nodige technieken in kaart gebracht.
  • De kunstacademie AHA! werd afgewerkt en voorzien van toegangscontrole, degelijke wifi voor zowel internen als bezoekers en een professionele presentatieoplossing (een groot mobiel scherm met soundbar).
  • Omwille van de groeiende noodzaak aan veilig mobiel werken over divisies heen en met externen werd een Office 365-abonnement afgesloten. De lokale mailboxes werden naar de cloud gemigreerd en een sync van de lokale active directory met het Azure-platform werd opgezet. In het kader van een degelijke verdere ingebruikname werd een interne research & development-groep opgericht, de bedoeling is in 2019 het maximale uit de nieuwe mogelijkheden van Office 365 te halen.
  • Binnen de Recreatex-toepassing werd gestart met een webshop voor online verhuur en om de Recreatex toepassing beter te ondersteunen werd hiervoor een applicatiebeheerder aangesteld.
  • We ondervinden binnen ons bestuur een noodzaak aan betere rapportage en hiervoor werd een vacature BI-analist voorzien. We beslisten met de Microsoft Business Intelligence-oplossing (Power BI) aan de slag te gaan en in het vervolg alle toepassingen hierbinnen te laten rapporten. Nieuw aangekochte software zal met Power BI compatible moeten zijn.
  • Voor de muziekacademie werd geïnvesteerd in Apple-computers met Ableton Live en bijhorende push controllers. Hiermee werd een nieuwe richting audio technieken opgestart.
  • De gemeenteraadsverkiezingen werden in goede banen geleid en de interne toepassingen (o.a. Cobra in functie van digitaal notuleren) werden op het nieuwe bestuur afgestemd.
  • Alle ipads van de leden van de gemeenteraad werden vernieuwd en elk gemeenteraadslid werd tevens van een @harelbeke.be-mailadres voorzien zodoende het mailverkeer binnen de gecontroleerde (GDPR-proof) omgeving van het bestuur te houden.
  • De bibliotheek werd van nieuwe ticketprinters en scanners voorzien.
  • Zoals elk jaar werden de gebruikers-PC's waar nodig vervangen, een aantal medewerkers werden van 4G-toegang voorzien om mobiel werken mogelijk te maken.

Helpdesk

Om de veel voorkomende problemen te identificeren en hiervoor structurele oplossingen te voorzien worden de dagelijkse problemen en vragen zo goed mogelijk per onderwerp en per aanvrager vastgelegd. In 2018 werden 2.707 oproepen naar de helpdesk genoteerd.

netwerk