Management & Personeel

Strategisch meerjarenplan en SDG's

Het jaar 2019 ging van start met de intake van het nieuw schepencollege en de kick-off van het zogenaamde 'planjaar' voor het strategisch meerjarenplan. Het was meteen duidelijk dat er in voorbereiding van het nieuw meerjarenplan zowel belangrijke financiële als grote inhoudelijke keuzes gemaakt moesten worden. De grote 'werven' werden bij de start van het nieuwe jaar gedefinieerd. Doorheen het jaar volgden opvolgmomenten waarbij het CBS keuzes maakte over de onderdelen.

In het voorjaar vond de Ronde van Harelbeke plaats. De ronde bestond uit zes avonden, waarbij zes verschillende thema's werden besproken, telkens gevolgd door een panelgesprek. Op één avond na lag de aanwezigheid telkens boven de 100 personen, wat de totaalscore op 670 aanwezigen bracht over de verschillende avonden.

Het proces voor de opmaak van het meerjarenplan werd aangestuurd door een kernteam dat bestond uit medewerkers van zowel de stad, het Huis van Welzijn, het Zorgbedrijf en de politiezone. In totaal kwam de groep in 2019 zes keer samen. Het laatste overleg vond plaats in december waarbij de verschillende organisaties elkaars meerjarenplan leerden kennen, en het engagement werd aangegaan om de stand van zaken periodiek op te volgen.

In 2019 liep het piloottraject van de VVSG nog verder, waarbij we als stad werden geselecteerd om binnen het meerjarenplan met de SDGs aan de slag te gaan. In 2018 werd de omgevingsanalyse opgemaakt aan de hand van de SDGs. Omdat je als lokaal bestuur niet op elke SDG even veel impact kan hebben, werd een materialiteitsmatrix opgemaakt, onder leiding van Route 2030. Bevraging bij zowel medewerkers van stad, Huis van Welzijn, politiezone en Zorgbedrijf, als bij politiek vertegenwoordigers, leden van verenigingen, burgers, bedrijfsleiders en handelaars, zorgde ervoor dat we een gedragen keuze konden maken waar we als lokaal zouden op inzetten in het meerjarenplan. Van de 17 duurzame ontwikkelingsdoelstellingen van de VN werden er 12 opgenomen in het meerjarenplan en verfijnd in actieplannen en acties.

Het engagement dat Harelbeke aanging inzake de SDGs weerspiegelde zich in aanwezigheid op de studiedag Lokaal Mondiaal Beleid in mei, en in een workshop over onze impactanalyse op het SDG-forum in september. Bij de feestelijke afsluit van het piloottraject bij VVSG eind oktober werd Harelbeke door de andere pilootbesturen gekozen tot strafste SDG-pilootgemeente.

Begin november ging het schepencollege op tweedaagse en werden de definitieve beslissingen genomen over de inhoud en de financiering van het strategisch meerjarenplan 2020-2025. Het plan werd goedgekeurd tijdens de gemeenteraadszitting van 16 december 2019.

Dienstverlening optimaliseren

Om onze dienstverlening verder uit te bouwen, en als organisatie te blijven groeien, zorgt een intern Research & Developmentwerkgroepje voor afstemming tussen nieuwe mogelijkheden met software, de ontwikkelingen op vlak van HR en de aanpassing van kantoorruimtes hieraan. De installatie van Office 365 zorgt voor nieuwe kansen en uitdagingen. Met begeleiding van Synergics werd een plan gemaakt om de stapsgewijze invoering van de verschillende onderdelen op maat van de medewerkers uit te voeren.

Binnen IT werden al een aantal eigen toepassingen ontwikkeld met Office 365 die de organisatie ten goede komen (postregistratiesysteem, evaluatiesysteem kunstonderwijs, inschrijvingen evenementen…).

Smart city

Eind 2018 werd het High Five project opgestart om meer kinderen te voet of met de fiets naar school te laten gaan. De centrumschool werd uitgekozen als piloot. Het eerste schooljaar 2018-2019 werd als een leerfase gezien. Evaluatie en bijsturing maakten deel uit van het leertraject. Het eerste schooljaar werd in juni afgesloten met matige resultaten qua deelnemers, maar wel veel verbeterpotentieel. Daarentegen zorgde het project voor veel weerklank in de regio en Vlaanderen en werd Harelbeke als piloot in het bedrijfsfilmpje van Aptus opgenomen om het project te kunnen toelichten bij andere steden en gemeenten.

Intussen zorgden nieuwe ontwikkelingen op het leerlingenplatform er voor dat het platform zelf veel aantrekkelijker werd, en dat de beloningen digitaal beschikbaar werden gemaakt. Dit zorgde voor een boost bij het nieuwe schooljaar.

Binnen steden en gemeenten groeit de behoefte om 'het buikgevoel' te objectiveren en beleidsbeslissingen te ondersteunen met data. Elke stad beschikt over veel cijfermateriaal, maar het is een uitdaging om die op een goede manier te ontsluiten en ter ondersteuning van beslissingen aan te bieden. Omdat we zelf niet het warm water hoeven uit te vinden, keken we hoe het dataverhaal werd aangepakt bij Digipolis (Stad Gent en Antwerpen). Intussen heeft de stad zich als trekker opgeworpen om dit verhaal regionaal uit te bouwen, in eerste instantie met Kortrijk en Waregem, en met Leiedal mee aan boord, om dan verder naar de regio uit te breiden.

Smart city is niet het verhaal van een dienst, maar een werkwijze om steden duurzaam te ontwikkelen en hierbij technologie in te zetten als dat een meerwaarde biedt.  Het meerjarenplan is doorspekt met smart city toepassingen, wat getuigt dat de dynamiek in de organisatie aanwezig is.  De toepassingen moeten de volgende jaren zorgen voor een duurzame antwoorden op maatschappelijke uitdagingen in Harelbeke.  

SDG's

Informatieveiligheid

Informatieveiligheidsplan

Voor de opmaak van het informatieveiligheidsplan werd in 2019 gewerkt met de V-ICT-OR-informatieveiligheidstool voor de risico-analyse en maturiteitsmetingen. De risico-analyse werd uitgevoerd voor stad en Huis van Welzijn enerzijds en het Zorgbedrijf anderzijds. Volgens eenzelfde opsplitsing werden maturiteitsmetingen uitgevoerd op basis van de richtsnoeren informatieveiligheid en het GDPR-stappenplan van V-ICT-OR. Uit het resultaat van de risico-analyses en de maturiteitsmetingen werd een informatieveiligheidsplan afgeleid, waarin de prioriteiten werden vastgelegd voor 2019. Dit informatieveiligheidsplan is zowel op de minimale richtsnoeren informatieveiligheid als op de GDPR gericht.

Informatieveiligheidsbeleid

Het informatieveiligheidsbeleid werd aangepast aan de geldende wetgeving en de oprichting van het Zorgbedrijf. In het Zorgbedrijf werd dit aangepast informatieveiligheidsbeleid goedgekeurd door de raad van bestuur van 29 mei 2019.

Dataclassificatie

Om een systeem voor dataclassificatie te kunnen invoeren, werden verschillende modellen bestudeerd. Een definitief model van dataclassificatie zal beslist worden in 2020.

Functionaris gegevensbescherming

In 2019 werden zowel voor stad en Huis van Welzijn, als voor het Zorgbedrijf nieuwe functionarissen gegevensbescherming (FGB) aangesteld. Beide FGB's werden aangemeld bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), de Vlaamse Toezichtscommissie (VTC) en de POD Maatschappelijke Integratie (POD MI). Voor de FGB van de stad en Huis van Welzijn adviseerde de POD MI bijkomende opleiding inzake informatieveiligheid en de algemene verordening gegevensbescherming (GDPR). Deze opleiding zal gevolgd worden in 2020.

De functionaris gegevensbescherming van het Zorgbedrijf volgde in 2019 de opleiding 'DPO in de praktijk' van Escala i.s.m. V-ICT-OR.

Bewustzijn

Nadat de focus op bewustwording in 2018 op de medewerkers van de stad lag, werd in 2019 maximaal gefocust op het Zorgbedrijf.

Op 10 september 2019 werd een GDPR-infosessie georganiseerd in samenwerking met Apogado over GDPR en kinderen, en GDPR en nieuwsbrieven.

Gegevensbescherming internet en e-mail

Nadat overgeschakeld werd naar Office 365 werd ook het Office 365 Security 1 Compliance Platform beschikbaar. Naast de IT-medewerkers kregen ook de FGB's eind 2019 hier toegang toe.

Aankopen voor beveiliging:

  • 2912 euro: Eset Security suite (endpoint en serverbeveiliging)
  • 468 euro: informatieveiligheidstool
  • 6900 euro: Sophos firewall cluster (internetbeveiliging)

Adviesvragen

De behandelde vragen om advies kunnen in 4 groepen opgedeeld worden:

  • persoonsgegevens doorgeven aan/delen met derden
  • gebruik persoonsgegevens voor interne administratieve doeleinden
  • hoe GDPR-regelgeving toepassen in kader van bestaande activiteiten
  • gebruik nieuwe toepassingen of tools.

Vragen van betrokkenen

Er werden geen vragen van betrokkenen ontvangen omtrent hun rechten in het kader van de GDPR.

Incidenten

De meest voorkomende incidenten zijn pogingen tot phishing en CEO-fraude. Bij phishingmails wordt gekeken naar wie deze mails verstuurd werden en wie erop gereageerd heeft. Betrokkenen krijgen dan gepaste mails met uit te voeren acties. Wanneer phishingmails bij meerdere bestemmelingen circuleren, wordt een nieuwsflash verspreid naar de hele organisatie.

phishing

Secretarie en Juridische dienst

Met de start van het nieuwe jaar ging niet alleen een nieuwe bestuursploeg van start. Vanaf 01.01.2019 trad ook het grootste deel van het decreet lokaal bestuur (DLB) in werking.

De belangrijkste wijzigingen hebben betrekking op de relatie tussen gemeente en OCMW. De politieke organen van beide organisaties bestaan voortaan uit dezelfde mensen en de organisaties worden maximaal in elkaar geschoven. De gemeenteraad en de OCMW-raad zijn vanaf 2019 principieel identiek samengesteld.

Op 2 januari begon een bestuursploeg in een nieuwe samenstelling aan de komende zes jaar. Er werd een coalitie gevormd van sp.a/Groen en CD&V. Samen hebben zij 18 zetels en vormen ze op die manier een meerderheid. De oppositie verdeelt de overige 11 zetels onder Open VLD+ met 5 zetels, N-VA met 4 zetels en het Vlaams Belang met 2 zetels.

2019 werd dan ook gekenmerkt door het inwerken van een nieuw college en het vast bureau.

Fleur De Buck nam ontslag op 13.02.2019 uit de N-VA-fractie en zetelt sinds de raad van 18.02.2019 verder als onafhankelijk raadslid in de gemeenteraad en OCMW-raad.

gemeenteraad

Personeel en Organisatie

In 2019 werkten ongeveer 290 medewerkers actief, gespreid over de 7 departementen, voor de stad. Met zijn allen vertegenwoordigden we dat jaar 231 voltijds equivalenten (VTE). Een stijging ten opzichte van 2018 die integraal te wijten is aan de integratie van de stad met het OCMW. Zoals vele openbare besturen is de beweging van natuurlijke uitstroom ook bij de stad gestaag ingezet. Sinds 2016 zien we een aanzienlijk aantal medewerkers dat wegens pensionering de organisatie verlaat. Deze uitstroom blijft in 2019 aan gelijkaardig tempo verder gaan. 2,09 % van het personeelsbestand sloot in 2019 hun loopbaan af om van een welverdiend pensioen te genieten. Anderzijds zien we binnen de stad een stijging van het aantal actieve 60-plussers. Waar de actieve 60-plusser in het verleden eerder de uitzondering was, zien we meer collega's die er bewust voor kiezen nog een paar jaar door te gaan.

personeel

ICT

Uitgevoerde projecten

  • De frontoffice, backoffice en de loketten van de dienst burgerzaken werden volledig heringericht. Er werd wifi en draadloze telefonie voorzien, de 6 loketten werden gelijkvormig opgesteld zodat elk product aan elk loket kan worden aangeboden. Daarnaast werden alle toestellen en bekabeling zo proper mogelijk in het meubilair weggewerkt.
  • De server en storage platformen in de datacenters van de stad en het Huis van Welzijn waren end of life, deze werden door nieuwe machines vervangen.
  • De nodige voorbereidingen werden getroffen om het werken op afspraak vanaf 2020 mogelijk te maken.
  • De Power BI omgeving binnen Office 365 werd klaar gezet en daarnaast bouwden we een database server in functie van rapportage. De voornaamste databanken worden voortaan in een dagelijks refresh scenario naar deze machine gekopieerd en aan het data team ter beschikking gesteld.
  • De functie applicatiebeheer werd officieel ingevuld en uitgebreid met een data-analysefunctie, in nauwe samenwerking met de data protection officer van de stad.
  • De New Horizon-databanken van de stad en Huis van Welzijn (financiële data en gegevens sociale dienst) werden geintegreerd.
  • In de kunstacademie AHA werden de Mac-klassen vernieuwd.
  • Zowel binnen de stad als het Zorgbedrijf werden werkgroepen opgericht om het nieuwe werken (anywhere, anytime, anyplace) concrete vorm te geven, project charters werden opgesteld en timings bepaald.
  • Windows server 2019 en Microsoft SQL 2019 licenties werden aangekocht en de oudste Windows 2008R2 servers werden vervangen door 2019. De oudste database servers werden door versie 2016 vervangen.
  • In het kader van de heraanleg van het Marktplein en de veranderende verkeerssituatie op het Paretteplein werd een concept voor een mobiliteitsmanagement en rapportageplatform uitgewerkt. De uitvoer hiervan is voorzien in 2020.
  • Om op diverse locaties binnen de stad het verkeer te kunnen meten werden een 5-tal telramen in gebruik genomen, deze meten de hoeveelheid en het type verkeer overdag. Dit concept wordt verder uitgerold in 2020.
  • Omwille van GDPR-noodzaak en gebruiksgemak werd de werking van politiecollege en politieraad overgezet van mail naar Microsoft Teams, de nodige opleiding en uitleg werd georganiseerd in samenwerking met gemeente Deerlijk en Politiezone Gavers.
  • De plotter bij dienst grondgebiedzaken was end of life en werd vervangen.
  • Zoals elk jaar werden de gebruikers-PC's waar nodig vervangen.

Helpdesk

Om de veel voorkomende problemen te identificeren en hiervoor structurele oplossingen te voorzien worden de dagelijkse problemen en vragen zo goed mogelijk per onderwerp en per aanvrager vastgelegd. In 2019 werden 4003 oproepen naar de helpdesk genoteerd, voor het eerst hebben we geprobeerd alle oproepen te registreren, ook de kleinere vragen die in de wandelgangen worden gesteld.