Communicatie

Dienstverlening stadhuis

Sedert de start van het vernieuwde dienstverleningssysteem met de opsplitsing tussen front- en backoffice stuurt het departement voortdurend bij. De onthaalbalie zorgt er voor dat elke bezoeker op een goede manier wordt doorverwezen naar het juiste loket en heeft ook eigen producten, zoals huisvuilzakken en hondenpoepzakjes. Gemiddeld komen zo’n 107 mensen per dag over de vloer of langs aan de snelbalie.

We zien dat de mensen meer en meer de weg vinden naar hb@home om digitaal een aantal zaken af te handelen. Een fysiek bezoek aan het stadhuis wordt daardoor voor sommige producten zelfs overbodig. Het digitale loket is een extra service en komt niet in de plaats van de dienstverlening op het stadhuis of op de buitendiensten, maar is vooral een handige aanvulling. In het onthaal van het stadhuis staat een ‘zelf-pc’ waarop mensen attesten kunnen aanvragen en printen.

 

Externe communicatie

De digitalisering zet zich ook op andere vlakken door. Zo is dit jaarverslag enkel op aanvraag beschikbaar op papier en werd het opnieuw opgedeeld in twee stukken. Een eerste verhalend stuk gaat in op de belangrijke acties en projecten van het voorbije jaar, terwijl het bijhorende cijfermateriaal opgenomen is in een tweede deel. Dat maakt het voor de lezer niet alleen gemakkelijker, maar ook aantrekkelijker.

Het stadsmagazine hblad verscheen in 2018 elf keer op 14.500 exemplaren. Het magazine is ook online (via de website van de stad) te lezen.

De website www.harelbeke.be wordt bijna dagelijks aangevuld met info uit de verschillende departementen en elke week wordt een automatische nieuwsbrief verstuurd naar 475 abonnees met daarop de laatste nieuwsberichten.

Om de inwoners constant op de hoogte te houden over de timing, het verloop van de werken en de eventuele omleggingen, werd door de dienst communicatie een e-mailadres aangemaakt: verkeer@harelbeke.be. In 2018 waren 231 abonnees ingeschreven op deze mailing.

Klachten en meldingen van bewoners worden opgevolgd. Ze worden doorgestuurd naar de betrokken diensten die instaan voor het oplossen van de klacht of het probleem. In 2018 kregen we 272 meldingen binnen, waarvan er 11 gecategoriseerd kunnen worden onder de noemer klacht. Alle klachten kregen een afdoend antwoord.

Elke week krijgt de pers een digitale persmap toegestuurd met daarop de initiatieven en evenementen van de komende twee weken. Daarbovenop wordt elke maand op de dag na de gemeenteraadszitting een persbabbel gehouden waarop de pers bijkomende vragen kan stellen aan de leden van het schepencollege. 

We verspreiden eveneens onze info via digitale schermen. Een aantal schermen in verschillende stadsgebouwen geven info over activiteiten en dienstverlening.

In 2018 werd opnieuw veel geïnvesteerd in communicatie over het stadsvernieuwingsproject haqua, dat de Leiewerken, de heraanleg van het marktplein en een aantal private werven groepeert. Naast de communicatie over de Leiewerken kreeg de heraanleg van het marktplein ook de nodige aandacht. Een vernieuwde campagne met foto’s van lokale handelaars op herasdoeken werd gesmaakt. Op de website en via de sociale media wordt steeds getracht de meest recente info beschikbaar te stellen. Op woensdag 18 april vond de haqua-infomarkt plaats. De stad heeft in dit kader een goede samenwerking met Waterwegen & Zeekanaal nv oftewel de Vlaamse Waterweg, waarmee het heel regelmatig samen zit. De klankbordgroep haqua kwam in 2018 één keer samen.

In 2018 werden 6 informatievergaderingen gehouden waarbij de inwoners op de hoogte gesteld werden van grote en kleine projecten in hun buurt.

Burgers kunnen via de procedure van openbaarheid van bestuur inzage vragen in bestuursdocumenten. In 2018 werden 38 aanvragen geregistreerd.

Daarnaast kan elke burger ook een beroep doen op de procedure van het spreekrecht voor niet-gemeenteraadsleden. In 2018 was er één aanvraag.

infomarkt haqua 2018
Infomarkt h^aqua 2018

Interne communicatie

Het departement zet verder in op het steeds vernieuwen van het intranet (ook als extranet beschikbaar voor gemeenteraadsleden).

Het beleidsforum kwam in 2018 niet samen, maar in de plaats daarvan werden bepaalde onderwerpen behandeld in de verschillende teams per departement. Op die manier kregen meer mensen betere info. Het medewerkersforum kwam één keer bijeen naar aanleiding van de infomarkt h^aqua.

Het personeelsblad ‘Phare’, een blad in vierkleurendruk, verschijnt vier keer per jaar op 16 pagina's. Het blad wordt verdeeld onder alle personeelsleden van de stad (ook naar degenen die langdurig thuis zijn).

Toerisme

Toerisme Leiestreek

Leiestreek Greeters zijn enthousiaste inwoners van de regio die kleine groepjes toeristen gratis op sleeptouw nemen voor een bezoek aan hun streek. De Greeters zijn echte ambassadeurs die vanuit hun eigen ervaringen, kennis en passie vertellen en bezoekers rondleider. Het project is een initiatief van toerisme Leiestreek. Sinds 2018 hebben we in Harelbeke onze eerste Greeter, José Tack.

In samenwerking met Brouwerij De Brabandere werkten we de Petrus Benoit fietsroute uit. Deze route is geïnspireerd op de bestaande Peter Benoit Fietsroute, maar met bijzondere aandacht voor leuke terrasjes. De samenwerking ontstond in het kader van ‘Rondje Roodbruin’, een tweejaarlijks bierevenement om de Vlaamse roodbruine bieren in de kijker te zetten.

Vanuit Harelbeke vertrokken in de zomermaanden drie boottochten. Een daguitstap naar Brugge, een nocture-rondvaart richting Menen en een bezoek aan de festiviteiten rond 'Wervik 2050'. De boottochten worden opgenomen in het programma van 'Zomerse boottochten in de Leiestreek'.

Je Wildste Westen

In 2018 werden we partner van 'Je Wildste Westen'. Je Wildste Westen is een initiatief van provincie West-Vlaanderen samen met Toerisme Leiestreek, de steden en de gemeenten langs het Kanaal Bossuit-Kortrijk en de toeristisch recreatieve sector waarbij de regio Kanaal Bossuit-Kortrijk gepromoot wordt als actieve en avontuurlijke beleefregio.

Zomeraanbod

In samenwerking met de dienst Erfgoed van de stad was er elke maand een zomerse wandeling.

  • 21 juni: midzomerwandeling in samenwerking met en in domein de Gavers
  • 7 juli: wandeling Oude Leiearm in Bavikhove
  • 15 augustus: Sterke vrouwen in Harelbeke
  • 7 oktober: Leiewerken

De geplande wandeling in september 'Tisten met zijn baluchon' moesten we annuleren vanwege ziekte van onze gids die de rol van Tisten op zich neemt.

Naast de zomerse wandelingen werden er ook opnieuw vijf beiaardconcerten gehouden. Deze concerten met nationale en internationale muzikanten vonden plaats in juni en juli in de kloostertuin aan het Paretteplein. Het concert rond de Vlaamse feestdag werd opgeluisterd met een stadsreceptie.

Vrijwilligersbeleid

Dit jaar werden de eerste stappen gezet richting een vernieuwd en opgewaardeerd vrijwilligersbeleid voor de gidsen en suppoosten van de dienst toerisme, de museumwerking en het Kunstenhuis. We vinden het belangrijk onze mensen samen te brengen en te bedanken met als doel de kwaliteit van de engagementen te verbeteren.

Tijdens de week van de vrijwilliger organiseerden we een gidsendag, waarop de deelnemers konden kennismaken met ons eigen toeristisch aanbod. We voeren mee met de fluisterboot in de Gavers, gingen op bezoek bij Brouwerij De Meester en kregen een rondleiding in het Waterproductiecentrum.

De nieuwjaarsreceptie en de zomerdrink (waar we ook onze nieuwe brochure in primeur voorstelden) waren ideale momenten om te netwerken en de ideeën en bezorgdheden van onze vrijwilligers te verzamelen.

Publicaties

Samen met de dienst grondgebiedszaken werkten we in het kader van de 'Dag van de Trage Wegen' een vernieuwde versie uit van de folder 'Trage Wegen in Harelbeke'. Naast de trage wegen in Bavikhove en Hulste werden nu ook de trage wegen in Stasegem en Harelbeke opgenomen.

De toeristische brochure kreeg een grondige update en werd op 2.500 exemplaren verspreid op toeristische beurzen, bij bewoners, bezoekers…  

Nieuw aanbod

We legden contacten met een aantal interessante Harelbeekse ondernemers om ons toeristische aanbod uit te breiden. Vanaf 2018 kunnen we onder andere een bezoek aanbieden aan boomkwekerij Dewulf in Bavikhove en aan kunstgalerij De Roterij.

In samenwerking met enkele gidsen ontwikkelden we de nieuwe wandelroute Sterke Vrouwen in Harelbeke, gekoppeld aan een bezoek in het Sint-Augustinessenklooster en de bijzondere kapel.

Het nieuwe monument ter nagedachtenis van de gesneuvelde Noord-Ierse soldaten van de 36e (Ulster) Divisie uit WO I vormt een meerwaarde bij een bezoek aan de Oude Leiearm in Bavikhove.

monument WO I bavikhove
Monument WO I Bavikhove

Citymarketing

2018 was vooral een jaar van analyse en onderzoek op het vlak van citymarketing. Via een aantal methodieken ontwikkelde de werkgroep een visie en werkwijze uit waarop we het project willen vormgeven. In het najaar werd citymarketing opgenomen als project in de opleiding projectmanagement.

Evenementen

Organisatie

Het departement communicatie stond ook in 2018 in voor de organisatie van een aantal evenementen waaronder het onthaal van de nieuwe inwoners en het Parkfeest. Bijzonder dit jaar was de komst van de '1000 km voor Kom op tegen Kanker'. Als middagstad mochten we op Moederdag duizenden fietsers ontvangen die zich inzetten voor de strijd tegen kanker. Mede dankzij de komst van de Ketnetband zakten heel wat Harelbekenaren af naar de parking aan het Forestiersstadion om te supporteren.

Voor onze eigen medewerkers organiseerden we het jaarlijkse nieuwjaarsfeest en de dag van de medewerker. Na een lekkere mocktail en de feestmaaltijd werkte de personeelsdienst een namiddag vullend programma uit rond het thema ‘leiding geven’.

Ondersteuning

In september werd de cel evenementen opgestart. In dit team verzamelen we iedereen die op een bepaalde manier met de evenementen in de stad te maken heeft. Op deze vergaderingen (vier per jaar) proberen we de problemen waarmee elk van ons te maken heeft te bespreken en aan te pakken. Ons doel: het aanbieden van een gezonde mix aan evenementen, met oog voor een goede diversiteit van het aanbod en timing.

Het departement communicatie staat in voor de ondersteuning van de verschillende wijk– en feestcomités. Twee keer per jaar brengen we alle feestcomités samen voor overleg en afstemming. Extra overlegmomenten zijn er met het Stedelijk Feestcomité van Harelbeke, waarmee we nauw samenwerken.

kom op tegen kanker
1000 km voor Kom op tegen Kanker