Communicatie

Dienstverlening stadhuis

Sinds de start van het vernieuwde dienstverleningssysteem met de opsplitsing tussen front- en backoffice stuurt het departement voortdurend bij. De onthaalbalie zorgt ervoor dat elke bezoeker op een goede manier wordt doorverwezen naar het juiste loket en heeft ook eigen producten, zoals huisvuilzakken en hondenpoepzakjes.

We zien dat de mensen meer en meer de weg vinden naar hb@home om digitaal een aantal zaken af te handelen. Een fysiek bezoek aan het stadhuis wordt daardoor voor sommige producten zelfs overbodig. Het digitale loket is een extra service en komt niet in de plaats van de dienstverlening op het stadhuis of op de buitendiensten, maar is vooral een handige aanvulling. In het onthaal van het stadhuis staat een 'zelf-pc' waarop mensen attesten kunnen aanvragen en printen.

In 2019 werd het 'werken op afspraak' voorbereid. Alle producten werden gescreend en klaargezet in de software. Proefdraaien gebeurde in december zodat er kon live gegaan worden op 6 januari 2020.

Externe communicatie

Het stadsmagazine hblad verscheen in 2019 elf keer op 14.500 exemplaren. Het magazine is ook online (via de website van de stad) te lezen.

De website www.harelbeke.be wordt bijna dagelijks aangevuld met info uit de verschillende departementen en elke week wordt een automatische nieuwsbrief verstuurd naar 1.063 abonnees met daarop de laatste nieuwsberichten.

Om de inwoners constant op de hoogte te houden over de timing, het verloop van de werken en de eventuele omleggingen, werd door de dienst communicatie een e-mailadres aangemaakt: verkeer@harelbeke.be. In 2019 waren 210 abonnees ingeschreven op deze mailing.

Klachten en meldingen van bewoners worden opgevolgd. Ze worden doorgestuurd naar de betrokken diensten die instaan voor het oplossen van de klacht of het probleem. In 2019 kregen we 145 meldingen binnen, waarvan er 8 gecategoriseerd kunnen worden onder de noemer klacht. Alle klachten kregen een afdoend antwoord.

Elke week krijgt de pers een digitale persmap toegestuurd met daarop de initiatieven en evenementen van de komende twee weken.

We verspreiden eveneens onze info via digitale schermen. Een aantal schermen in verschillende stadsgebouwen geven info over activiteiten en dienstverlening.

In 2019 werd opnieuw veel geïnvesteerd in communicatie over het stadsvernieuwingsproject haqua, dat de Leiewerken, de heraanleg van het marktplein en een aantal private werven groepeert. Naast de communicatie over de Leiewerken kreeg de heraanleg van het marktplein ook de nodige aandacht. Nieuw in 2019 was het evenement 'Koffie op de markt' op 12 maart, waarbij de bewoners van de markt op de koffie kwamen, uitleg kregen over de werken op de markt en een rondleiding kregen op de werf. Ook nieuw waren de opendeurdagen tijdens Harelbeke Feest! in september waarbij mensen – na een algemene uitleg – op sleeptouw werden genomen doorheen de nieuwe gebouwen op de markt. Op de website en via de sociale media wordt steeds getracht de meest recente info beschikbaar te stellen. De klankbordgroep haqua kwam in 2019 één keer samen. Vanaf het voorjaar 2019 startten de voorbereidingen voor het feest in het kader van het einde van de Leiewerken ('Leieleute' op 11.01.2020).

Sinds oktober 2018 is een medewerker op het departement communicatie deeltijds vrijgesteld om sociale media op te volgen. Dat resulteerde al gauw in een grote stijging van het aantal likers/volgers op de verschillende accounts en de daaruit voortvloeiende conversaties met onze inwoners (cijfers dec. 2019):

  • Facebook: 4.884
  • Instagram: 1.235
  • Twitter: 1.602

In 2019 werden 3 informatievergaderingen gehouden waarbij de inwoners op de hoogte gesteld werden van grote en kleine projecten in hun buurt.

Burgers kunnen via de procedure van openbaarheid van bestuur inzage vragen in bestuursdocumenten. In 2019 werden 35 aanvragen geregistreerd.

Daarnaast kan elke burger ook een beroep doen op de procedure van het spreekrecht voor niet-gemeenteraadsleden. In 2019 was er één aanvraag.

Interne communicatie

Het departement zet verder in op het steeds vernieuwen van het intranet (ook als extranet beschikbaar voor gemeenteraadsleden). In 2019 werd Tintranet ook beschikbaar gemaakt voor de medewerkers van het Huis van Welzijn.

Het beleidsforum kwam in 2019 één keer samen waarbij het zich boog over de onderdelen van het departement vrije tijd. Het medewerkersforum kwam twee keer bijeen naar aanleiding van het citymarketingverhaal en de meerjarenplanning.

Het personeelsblad 'Phare', een blad in vierkleurendruk, verschijnt vier keer per jaar op 16 pagina's. Het blad wordt verdeeld onder alle personeelsleden van de stad (ook naar degenen die langdurig thuis zijn). Een aantal exemplaren worden ter beschikking gesteld van het onderwijzend personeel in de verschillende leerkrachtenruimtes per school.

Participatie

Sedert oktober 2018 zit participatie als volwaardig onderdeel in het takenpakket van een medewerker van het departement. In 2019 werden verschillende zaken opgezet:

  • Tijdens de Ronde van Harelbeke kwamen – ter voorbereiding van het meerjarenplan – zes sprekers aan bod over zes verschillende thema's op zes verschillende locaties in onze stad. Na de spreker werd telkens een debat gehouden over het thema, met inbreng van het publiek. De betrachting was om de blik van de aanwezigen open te zetten en hun input in de discussie mee te nemen in het meerjarenplan. We bereikten op de zes avonden samen 670 mensen.
  • In het 'Hallo Harelbeke!'-traject verzamelden we verschillende ideeën om onze stad beter en leuker te maken. Van de 127 ideeën wordt een selectie verder uitgewerkt en/of uitgevoerd in de loop van 2020.

Beide initiatieven werden ook digitaal opgevolgd via het platform Citizenlab onder de naam 'Hallo Harelbeke!'. Dit participatieplatform zal in de toekomst steeds meer gebruikt worden als complementair kanaal.

 

 

hallo harelbeke

Toerisme

Toerisme Leiestreek

In groepen en tijdens verschillende werkmomenten gingen we samen op zoek naar een nieuwe identiteit voor Toerisme Leiestreek. Er werden verhaallijnen uitgedacht en aan de hand daarvan kreeg de nieuwe branding en het nieuwe logo vorm.

Samen met Toerisme Leiestreek gingen we – in het kader van deze rebranding - in het najaar op zoek naar 101 'Creatieve hotspots' in onze regio. Voor Harelbeke werden drie zaken geselecteerd: Groeten uit Hulste, Hangar 23 en Snowball op Evolis.

Vanuit Harelbeke vertrokken in de zomermaanden drie boottochten. Een daguitstap naar Brugge, een nocturnerondvaart richting Menen en een bezoek aan het kasteel van Ooidonk. De boottochten worden opgenomen in het programma van 'Zomerse boottochten in de Leiestreek'.

Activiteiten

In samenwerking met de dienst Erfgoed van de stad was er tijdens de zomer elke maand een zomerse wandeling.

  • 16 juni: vlaswandeling in Bavikhove
  • 6 juli: Oude Leiearm in Bavikhove
  • 25 augustus: avondwandeling met fluisterboot in de Gavers

Naast de zomerse wandelingen werden er vijf beiaardconcerten gehouden. Deze concerten met nationale en internationale muzikanten vonden plaats in juni en juli in de kloostertuin aan het Paretteplein. Het concert rond de Vlaamse feestdag werd opgeluisterd met een stadsreceptie. Op 21 juni kon wie wou de toren van de Sint-Salvatorkerk en zijn beiaard bezoeken.

In het najaar organiseerden we samen met het departement Grondgebiedszaken de ‘dag van de trage wegen’ met een unieke fietstocht langs de mooiste paden in Hulste. Op die dag werden de deelnemers ook verwelkomd in de prachtige pastorietuin.

Vrijwilligersbeleid

Dit jaar werden verdere stappen gezet richting een vernieuwd en opgewaardeerd vrijwilligersbeleid voor de gidsen en suppoosten van de dienst toerisme, de museumwerking en het Kunstenhuis. We vinden het belangrijk onze mensen samen te brengen en te bedanken met als doel de kwaliteit van de engagementen te verbeteren. Zo werd onder andere de opleiding 'Kwaliteit in je gidsenwerking' van Toerisme Vlaanderen gevolgd.

Tijdens de Week van de Vrijwilliger was er opnieuw een studiedag voor onze stadsgidsen, waarop de deelnemers konden kennismaken met ons eigen toeristisch aanbod. We bezochten boomkwekerij Dewulf in Bavikhove, werden verwelkomd in 'De Kaleihoeve' voor het middagmaal en reden daarna met de fiets naar het nieuwe monument aan de Oude Leiearm waar we iets meer leerden over het oorlogsverleden van Harelbeke en de deelgemeentes. Afsluiten deden we in de Chasse Patat, waar we groepen ook regelmatig mee naartoe nemen.

De nieuwjaarsreceptie was het ideale momenten om te netwerken en de ideeën en bezorgdheden van onze vrijwilligers te verzamelen.

Nieuw aanbod

We legden contacten met een aantal interessante Harelbeekse ondernemers om ons toeristische aanbod uit te breiden. Vanaf 2019 konden bezoekers terecht in het bezoekerscentrum van Brouwerij De Brabandere en ook de workshops van Thor Royal werden toegevoegd aan het aanbod.

De bestaande brochure werd verder uitgewerkt in een nieuwe website voor toerisme in Harelbeke. Deze website werd opgebouwd zoals de brochure, zodat bezoekers gemakkelijk hun weg terug vinden in het aanbod.

Citymarketing

In 2019 werkten we verder ons citymarketingplan uit. Naast de werkgroep citymarketing bevraagden we ook nog heel wat andere betrokkenen. Telkens werden de doelgroepen aangesproken via verschillende methodieken (associatieoefeningen, nadenken over de toekomst, moodboards, …). Zowel medewerkers als gemeenteraadsleden kregen de kans om deel te nemen aan een sessie. De inwoners werden bevraagd op de participatiemomenten van De Ronde van Harelbeke, terwijl de bezoekers hun ei kwijt geraakten op een toeristische beurs.

Dit alles leidde tot de keuze voor drie verhaallijnen: spetterend Harelbeke, natuurlijk Harelbeke en sportief Harelbeke. Deze drie verhaallijnen combineren we elke zes maanden tot een nieuw thema. Met elk thema gaan we een half jaar aan de slag en ieder thema pakken we ook op dezelfde manier aan, met behulp van een checklist.

Naast de thematische werking is er ook de algemene kapstok: Oarelbeke Weireldstad.

We kozen voor deze naam omdat die al deels bekend (vooral bij de jeugd) is. Bovendien past het perfect bij de visie die we willen uitdragen: we zijn een ambitieuze stad, maar met een knipoog en met de nodige zelfkennis om daar realistisch in te blijven. Via een participatieve wedstrijd vroegen we onze inwoners om een ontwerp te maken voor het logo van Oarelbeke Weireldstad (#OW). Het winnende ontwerp werd gefinetuned door een professionele ontwerper. Om die wedstrijd bekend te maken zetten we naast de klassieke communicatiemiddelen ook een heuse guerillamarketingactie op waarbij we de 'Oarelbeke Weireldstad'-stempel drukten op heel Harelbeke door in krijt gespoten boodschappen na te laten.

Ondertussen lanceerden we al de 'Oarelbeke Weireldkoarte' (digitale kaart waarmee inwoners kunnen betalen), zijn er al T-shirts en werken we volop aan nog meer producten die ons merk mee kunnen helpen uitdragen.

 

Oarelbeke Weireldkoarte

Evenementen

Organisatie

Het departement Communicatie stond ook in 2019 in voor de organisatie van een aantal evenementen waaronder het onthaal van de nieuwe inwoners en het Parkfeest. Bijzonder dit jaar was de komst van het Europees Kampioenschap 'Quidditch' of zwerkbal. De beste spelers uit Europa van deze unieke sport kwamen in Harelbeke jagen op de Europese titel.

Voor onze eigen medewerkers organiseerden we het jaarlijkse nieuwjaarsfeest en de dag van de medewerker.

Tijdens Music for Life organiseerden we een 36-uren durende petanquemarathon voor vzw De Oever en herhaalden we de actie 'Spaghetti for Life' voor De Spie. We probeerden ook heel wat acties uit Harelbeke warm te maken onder één naam naar Kortrijk af te zakken. Op die manier slaagden we er in elke dag zichtbaar op de televisie te komen met 'Oarelbeke for Life'. 

2019 stond ook in het teken van de organisatie van het evenement voor het einde van de Leiewerken, dat in januari 2020 op het programma staat.

Ondersteuning

Na de opstart vorig jaar werken we nog steeds vanuit de cel evenementen aan een goede omkadering voor de stadsevenementen.

Het departement communicatie staat in voor de ondersteuning van de verschillende wijk– en feestcomités. Twee keer per jaar brengen we alle feestcomités samen voor overleg en afstemming. Extra overlegmomenten zijn er met het Stedelijk Feestcomité van Harelbeke, waarmee we nauw samenwerken.

Los van de feestcomités proberen we ook andere organisatoren te ondersteunen waar mogelijk op logistiek en administratief vlak.

 

Oarelbeke for Life